Een goede aanbesteding begint ruim vóór de publicatie. In de voorbereidende fase worden keuzes gemaakt die bepalend zijn voor het uiteindelijke resultaat. Welke procedure wordt gevolgd? Welke gunningscriteria sluiten aan bij de markt? Hoeveel tijd krijgt de markt om in te schrijven? En hoe zorg je ervoor dat een opdracht aantrekkelijk is voor potentiële leveranciers?
Om deze keuzes goed te kunnen onderbouwen, zetten veel aanbestedende diensten een marktconsultatie in. Een waardevol instrument, omdat het inzicht geeft in ontwikkelingen, innovaties en de ervaringen van marktpartijen. Tegelijkertijd is een marktconsultatie gebaseerd op de informatie die leveranciers op dat moment bereid zijn te delen. Daarmee ontstaat een waardevol, maar niet altijd volledig beeld van de markt. Juist daarom groeit de behoefte aan aanvullende, objectieve marktinformatie.
De veranderende rol van de inkoopadviseur
De rol van de inkoopadviseur ontwikkelt zich steeds verder. Waar voorheen de nadruk lag op het zorgvuldig begeleiden van een aanbestedingsprocedure, verwachten organisaties tegenwoordig steeds vaker een strategische gesprekspartner die keuzes inhoudelijk kan onderbouwen en risico’s tijdig signaleert.
Daarvoor is kennis van wet- en regelgeving alleen niet voldoende. Minstens zo belangrijk is inzicht in de markt. Welke leveranciers zijn daadwerkelijk actief? Hoeveel concurrentie is gebruikelijk binnen een bepaalde branche? Welke prijs-kwaliteitverhoudingen worden in vergelijkbare aanbestedingen gerealiseerd? En welke gunningscriteria blijken in de praktijk effectief? Dat zijn vragen waarop een marktconsultatie niet altijd een volledig antwoord geeft.
Van gesprekken naar feiten
Een marktconsultatie laat zien hoe leveranciers tegen een voorgenomen aanbesteding aankijken. Een dataconsultatie kijkt juist naar wat er daadwerkelijk in de markt is gebeurd. Door historische aanbestedingsgegevens te analyseren ontstaat inzicht in feitelijk marktgedrag. Welke partijen schrijven daadwerkelijk in? Welke leveranciers winnen opdrachten? Hoeveel concurrentie is gebruikelijk? Welke prijs-kwaliteitverhoudingen komen voor en welke gunningscriteria worden veel toegepast?
Deze informatie vervangt de marktconsultatie niet, maar vormt een objectieve basis waarop de uitkomsten van gesprekken beter kunnen worden geïnterpreteerd en strategische keuzes beter kunnen worden onderbouwd. In de praktijk ontstaat daardoor vaak een logische volgorde, namelijk eerst inzicht in de markt op basis van feiten, vervolgens het bepalen van de tenderstrategie en daarna de marktconsultatie om deze inzichten te toetsen en verder te verrijken.
Datagedreven voorbereiden
Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een combinatie van objectieve data en de inzichten die tijdens een marktconsultatie worden opgehaald. Niet omdat data alle antwoorden geeft, maar omdat het helpt om aannames te toetsen en keuzes beter te onderbouwen.
Met TenderVisie ondersteunt HIP organisaties bij deze voorbereiding. Op basis van een database met ruim 150.000 historische aanbestedingen brengen wij onder andere inschrijvingsgedrag, concurrentieverhoudingen, gunningscriteria, prijsontwikkelingen en regionale verschillen in kaart. Deze gegevens vertalen we vervolgens naar een praktisch rapport dat als onderbouwing kan dienen voor de tenderstrategie en de verdere voorbereiding van de aanbesteding.
Het resultaat is geen verzameling cijfers, maar een objectief vertrekpunt voor inhoudelijke keuzes. Zo ontstaat een beter beeld van de markt, kunnen risico’s eerder worden herkend en sluit een aanbesteding beter aan bij de praktijk.
Een goede aanbesteding begint uiteindelijk niet alleen met een gesprek met de markt, maar met een goed begrip van die markt!
