In de reeks Aanbesteden is HIP delen we praktijkverhalen die laten zien hoe veelzijdig het aanbestedingsvak is. Soms zit de uitdaging in de procedure, soms in de dynamiek van de markt en soms in het juist scherp krijgen van de achterliggende behoefte van een organisatie.
Voor een gemeente in het aardbevingsgebied in Noord-Nederland begeleidde HIPper Daniëlle Mellema, een aanbesteding voor stedenbouwkundige en landschappelijke adviesdiensten. Op papier een vrij duidelijke inkoopvraag, maar achter deze aanbesteding gaat een veel bredere maatschappelijke en ruimtelijke opgave schuil.
De gemeente bevindt zich midden in de aardbevingsgerelateerde versterkingsopgave. De versterking van woningen en gebouwen heeft niet alleen gevolgen voor individuele panden, maar grijpt ook in op de inrichting, uitstraling en toekomst van buurten en dorpen. Daarmee is de versterkingsopgave nadrukkelijk óók een stedenbouwkundige en landschappelijke opgave.
De gemeente wilde daarom structureel kunnen beschikken over deskundige bureaus die haar bij deze vraagstukken kunnen ondersteunen. Niet alleen bij grote projecten, maar juist ook bij kleinere en meer ad-hoc adviesvragen. De aanbesteding moest zorgen voor een flexibele schil waarmee de gemeente de komende jaren kan meebewegen met wat de versterkingsopgave van haar vraagt.
Drie opdrachtnemers en ruimte om te schakelen
Een belangrijke keuze was om niet één, maar drie opdrachtnemers te contracteren. Daarmee ontstaat capaciteit en continuïteit, maar krijgt de gemeente ook toegang tot verschillende expertises en perspectieven. Dat past bij de omvang en diversiteit van de opgaven waarmee zij te maken heeft.
Daarnaast is bewust gekozen voor een raamovereenkomst. De exacte omvang en aard van de toekomstige opdrachten zijn door het fluctuerende karakter van de versterkingsopgave vooraf niet goed te voorspellen. De gemeente moet kunnen schakelen tussen kleine adviesvragen en grotere concrete projecten in het fysieke domein.
Ook de manier waarop opdrachten straks worden verstrekt, is daarop ingericht. Voor reguliere adviesvragen onder € 5.000 geldt een directe verdeling volgens de afgesproken systematiek. Voor grotere opdrachten wordt een minicompetitie tussen de drie raamcontractanten georganiseerd. Het drempelbedrag is bewust laag gehouden, omdat naar verwachting een groot deel van de reguliere adviesvragen relatief klein zal zijn. Voor de grotere projectmatige opdrachten blijft op deze manier concurrentie tussen de raamcontractanten bestaan.
Kwaliteit speelt een belangrijke rol
Bij de gunning is nadrukkelijk gekozen voor de volgende verdeling: 80% kwaliteit en 20% prijs. Dat past bij de aard van de opgave. Bij stedenbouwkundige en landschappelijke advisering, zeker in een gebied waar de versterkingsopgave grote maatschappelijke en ruimtelijke gevolgen heeft, zijn de kwaliteit van de samenwerking, advisering en het ontwerp belangrijker dan uitsluitend het laagste uurtarief.
Ook de landschappelijke kwaliteit kreeg bewust een plek in de aanbesteding. Stedenbouwkundige vraagstukken hebben in de praktijk bijna altijd samenhang met het landschap. Daarom is nadrukkelijk gezocht naar een combinatie van stedenbouwkundige en landschappelijke expertise. Zo worden ruimtelijke ingrepen niet alleen vanuit de bebouwing bekeken, maar vanuit het gebied als geheel.
De markt herkent de complexiteit
Tijdens de Nota’s van Inlichtingen kwam de interactie met de markt duidelijk naar voren. De vragen gingen niet alleen over aanbestedingstechnische zaken, maar ook over de inhoud en praktische werking van de raamovereenkomst. Zo werden vragen gesteld over de verhouding tussen deze raamovereenkomst en de werkzaamheden van andere partijen en functionarissen binnen de versterkingsopgave.
Ook waren er vragen over de omvang en het detailniveau van toekomstige opdrachten. Dat laat zien dat inschrijvers behoefte hadden aan een goed beeld van de werkzaamheden die zij straks kunnen verwachten: van ad-hoc adviesvragen tot grotere concrete projecten op verschillende uitwerkingsniveaus. Tegelijkertijd werd duidelijk dat de markt de versterkingsopgave herkent als een breed en complex speelveld. Juist daarom moest de aanbesteding niet alleen juridisch en inkooptechnisch goed in elkaar zitten, maar ook duidelijkheid bieden over rollen, verantwoordelijkheden en de relatie met andere programma’s.
Een inrichting van de toekomstige samenwerking
De grootste meerwaarde van deze aanbesteding zit misschien wel in het feit dat het niet alleen een inkoopinstrument is geworden, maar ook een inrichting van de toekomstige samenwerking. De combinatie van drie raamcontractanten, vaste deskundigheid op het gebied van stedenbouw en landschap en een combinatie van directe opdrachten en minicompetities zorgt voor een werkbare structuur voor de komende jaren.
De opdrachtnemers worden daarbij niet uitsluitend gezien als partijen die een product opleveren, maar als deskundige partners die samen met de gemeente aan de fysieke leefomgeving werken. Juist binnen de versterkingsopgave is dat belangrijk. De gemeente moet snel kunnen schakelen wanneer ontwikkelingen in een gebied of project daarom vragen.
De rol van HIP zat vooral in het vertalen van die inhoudelijke ambitie naar een passende aanbestedingsstrategie en contractvorm. De uitdaging was om een aanbesteding te ontwerpen die juridisch en procedureel goed uitvoerbaar is, maar tegelijkertijd daadwerkelijk aansluit bij de dagelijkse praktijk van de gemeente. De toegevoegde waarde zat daarmee vooral in het structureren van de onzekerheid: duidelijke spelregels vastleggen, zonder de flexibiliteit te verliezen die gedurende de looptijd nodig is.
Begin bij de achterliggende opgave
De aanbesteding heeft uiteindelijk geleid tot een raamovereenkomst waarmee de gemeente maximaal vier jaar toegang heeft tot drie gespecialiseerde opdrachtnemers. Daarmee is een structurele basis gelegd voor de hoeveelheid en complexiteit aan ruimtelijke vraagstukken die de komende jaren op haar afkomen.
De belangrijkste les uit het traject? Een aanbesteding wordt pas echt waardevol wanneer je begint bij de achterliggende opgave en niet alleen bij de vraag welk product of welke dienst je moet inkopen. In dit geval koop je op papier stedenbouwkundige en landschappelijke adviesdiensten in. Maar feitelijk organiseer je kennis, capaciteit, continuïteit en kwaliteit rondom een veel grotere maatschappelijke opgave.
Juist bij complexe publieke opgaven laat deze aanbesteding mooi zien hoeveel verschil je kunt maken wanneer aanbestedingsstrategie, contractvorm en inhoudelijke doelstellingen vanaf het begin met elkaar worden verbonden.
