In de reeks ‘Contractmanagement is HIP’ delen onze collega’s praktijkverhalen die laten zien wat professioneel contractmanagement in de praktijk betekent. Dit keer vertelt José over haar opdracht als contractmanager bij Waterschap De Dommel.
Een raamovereenkomst afsluiten is één ding. Er vervolgens voor zorgen dat verschillende leveranciers, projectleiders en opdrachtgevers goed samenwerken, is een heel ander verhaal.
Inmiddels werk ik bijna anderhalf jaar bij Waterschap De Dommel en blijf ik tot eind volgend jaar betrokken. Als contractmanager houd ik mij bezig met een van de raamovereenkomsten van De Dommel. Binnen deze overeenkomst voeren meerdere leveranciers opdrachten uit voor verschillende onderdelen van de organisatie. Iedere opdracht heeft een eigen planning, betrokkenen en aandachtspunten.
Hoe houd je dan het overzicht en zorg je dat iedereen goed kan samenwerken? In mijn opdracht heb ik het contractmanagement stap voor stap verder ontwikkeld. Tegelijkertijd ben ik zelf meegegroeid in mijn rol als contractmanager.
Meer dan capaciteit inkopen
Vanaf het begin was duidelijk dat deze raamovereenkomst niet alleen bedoeld is om capaciteit in te kopen. We verwachten van leveranciers dat zij ook hun kennis delen, meedenken over ontwikkelingen en bijdragen aan de doelen van De Dommel.
Voor mij begint partnerschap met openheid. Wat gaat goed? Wat kan beter? En wat hebben we van elkaar nodig om de samenwerking verder te brengen?
Eerst overzicht creëren
Een van mijn eerste uitdagingen was het verkrijgen van overzicht. Doordat opdrachten over meerdere projecten verspreid waren, was niet altijd duidelijk wie waarbij betrokken was en waar extra aandacht nodig was.
Ik heb de opdrachten daarom samengebracht in één centraal overzicht. Hierdoor kregen we meer grip op acties, prestaties, risico’s en aandachtspunten. Ook werd sneller duidelijk waar afspraken niet goed op elkaar aansloten en wanneer inzet vanuit contractmanagement nodig was.
Zo ontstond een gezamenlijke basis om afspraken af te stemmen en gericht bij te sturen.
Van overleg naar een goed gesprek
Tijdens periodieke evaluaties met leveranciers bespreken we de voortgang van opdrachten en onderwerpen die vaker terugkomen, zoals personeelsbeschikbaarheid, planningen en de kwaliteit van het werk. Daarbij kijken we ook vooruit: wat is nodig om toekomstige opdrachten goed uit te voeren?
Door dit structureel te bespreken, herkennen we problemen eerder en kunnen we verwachtingen tijdig bijstellen.
Ook intern zoek ik actief de samenwerking op met projectleiders, opdrachtgevers en andere gebruikers van de raamovereenkomst. Door ontwikkelingen en knelpunten te bespreken, worden verantwoordelijkheden duidelijker en kunnen we keuzes beter onderbouwen.
Juist die verbindende rol vind ik belangrijk. Als contractmanager breng ik informatie uit verschillende opdrachten bij elkaar en zorg ik ervoor dat signalen niet binnen één project blijven hangen.
Een contract werkt niet vanzelf
Bij de start moesten de leveranciers vertrouwd raken met de standaarden, werkwijzen en technische uitgangspunten van De Dommel. Alleen documenten beschikbaar stellen bleek daarvoor niet voldoende.
Vanuit de organisatie hebben we daarom bewust tijd besteed aan uitleg en kennisoverdracht. Dat vroeg inzet van zowel De Dommel als de leveranciers, maar hielp om verwachtingen gelijk te trekken en misverstanden tijdens de uitvoering te voorkomen.
Van grip naar meerwaarde
De basis staat inmiddels steviger. Intern is duidelijker wanneer contractmanagement moet worden betrokken en leveranciers weten beter wat we van hen verwachten. Daardoor zetten we de raamovereenkomst bewuster in en kunnen we gerichter sturen op prestaties, risico’s en samenwerking.
De volgende stap is waardecreatie. Hoe kunnen de kennis van leveranciers, technologische ontwikkelingen en inzichten uit de markt bijdragen aan de toekomstige opgaven van De Dommel?
De ondertekening is pas het begin
De belangrijkste les die ik uit deze opdracht meeneem? De echte waarde van een contract ontstaat tijdens de uitvoering.
Een handtekening onder een overeenkomst biedt een goede basis, maar zorgt niet vanzelf voor overzicht, samenwerking of resultaat. Door met elkaar in gesprek te blijven, kennis te delen en de juiste mensen te betrekken, bouw je verder op de afspraken die er liggen. Zo werk je samen aan een contract dat blijft aansluiten bij de organisatie en steeds meer kan opleveren.
