“Een DAS geeft ruimte om te bewegen, maar alleen als je vooraf bepaalt waar de grenzen liggen.”
Vanuit Stichting Koninklijke Defensiemusea (SKD) kregen wij het verzoek om met spoed een oplossing te realiseren voor het flexibel en rechtmatig inzetten van externe capaciteit. De behoefte was concreet, maar de invulling nog niet vastomlijnd. Wat wel duidelijk was: er moest snel gehandeld worden, zonder concessies te doen aan de aanbestedingsrechtelijke kaders.
Een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor de tijdelijke inhuur van capaciteit binnen (ver)nieuwbouwprojecten bleek daarbij het meest passende instrument, mits het op de juiste manier werd ingericht.
In Den Helder wordt het huidige Marinemuseum vernieuwd om een duurzame exploitatie voor de toekomst te borgen. Zowel het museale concept, de gebouwen als de inrichting maken deel uit van deze opgave, in samenhang met de ontwikkeling van het gebied.
Eind november startte de opdracht. Op 1 april moest de eerste kandidaat al beginnen. Vier maanden lijkt ruim. Tot je bedenkt dat in diezelfde periode een volledig DAS moet worden ingericht, gepubliceerd en gebruikt. Snelheid was geen luxe, maar een vereiste. Tegelijkertijd bleef één vraag continu op tafel liggen: hoe houd je tempo, zonder concessies te doen aan doel- en rechtmatigheid?
Een DAS biedt flexibiliteit. Leveranciers kunnen zich gedurende de looptijd blijven aanmelden en per nadere uitvraag ontstaat opnieuw concurrentie. Maar die flexibiliteit werkt alleen als de basis vanaf het begin goed is ingericht. Juist daar ligt de grens die je vooraf moet bepalen. De toelatingseisen, de categorie-indeling en de opzet van de nadere uitvragen bepalen uiteindelijk of je controle houdt of dat het systeem tegen je gaat werken. Daar zat in dit traject de echte opgave.
Samen met Stichting Koninklijke Defensiemusea (SKD) hebben we in korte tijd die basis neergezet. Heldere afspraken, een strakke planning en scherpe keuzes aan de voorkant. Welke partijen voldoen aantoonbaar aan de gestelde eisen of gelijkwaardige alternatieven? Wat is nu echt de behoefte? En wanneer is een kandidaat aantoonbaar geschikt binnen de context van jouw behoefte? Dat zijn geen administratieve vragen, maar bepalende keuzes voor het succes van het systeem. Juist onder tijdsdruk maakt dat het verschil tussen “iets publiceren” en een DAS dat daadwerkelijk werkt.
Wat helpt, is dat een DAS niet stopt na publicatie. Integendeel. Het systeem blijft open en vraagt om actief beheer. Door het DAS te blijven begeleiden, nadere uitvragen zorgvuldig op te stellen en het proces te bewaken, blijft de balans tussen snelheid en rechtmatigheid behouden. Dat geeft SKD de ruimte om te doen waar het om draait: het tot leven brengen van het militair erfgoed en het verbinden van mensen met de verhalen van de Nederlandse krijgsmacht.
En zo kwamen we weer terug bij waar het begon: van een strakke deadline naar een werkende oplossing waarin snelheid en zorgvuldigheid elkaar niet in de weg zitten, maar juist versterken. Misschien niet iets wat je in een museumvitrine terugziet, maar wel een fundament waarop dit soort projecten kunnen draaien. Want achter elk goed verhaal, ook dat van de krijgsmacht, zit uiteindelijk geen toeval, maar een oplossing die werkt.
Een DAS lijkt flexibel, maar werkt pas echt als de basis klopt. Benieuwd hoe dat er in uw organisatie uitziet? We denken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op: projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl
