Opdrachten uitbreiden zonder nieuwe aanbesteding? Dit kan (in sommige gevallen) binnen de Aanbestedingswet!
Soms verandert de behoefte tijdens de looptijd van een opdracht. Zeker bij overeenkomsten die voor langere periode zijn aangegaan kunnen we in de glazen bol niet altijd alle ontwikkelingen en behoeften overzien.
Moet er dan altijd een nieuwe aanbesteding komen? Niet per se! Niet alle wijzigingen zijn wezenlijk. De Aanbestedingswet 2012 biedt verschillende mogelijkheden om bestaande contracten rechtmatig uit te breiden bij niet-wezenlijke wijzigingen. Dit kan tijd en kosten besparen én zorgt voor continuïteit.
De hoofdregel voor het wijzigen van een overheidsopdracht is neergelegd in artikel 2.163a van de Aanbestedingswet. Dit artikel bepaalt dat een overheidsopdracht alleen na een nieuwe aanbestedingsprocedure kan worden gewijzigd.
In de artikelen 2.163b tot en met 2.163f van de Aanbestedingswet zijn uitzonderingen op deze hoofdregel opgenomen. Deze uitzonderingen komen hierna achtereenvolgens aan de orde.
Wanneer kan een opdracht worden uitgebreid?
✓ Kleine wijzigingen (artikel 2.163b), de Bagatelregeling
Als de waarde van de wijziging onder de aanbestedingsdrempel blijft én minder dan 10% (leveringen/diensten) of 15% (werken) van de oorspronkelijke opdracht bedraagt.
✓ Oorspronkelijke contractvoorwaarde (artikel 2.163c), de herzieningsclausule
Bieden aanbesteders de mogelijkheid in te spelen op veranderende omstandigheden.
De herzieningsclausule moet op een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige wijze zijn geformuleerd.
Een goede herzieningsclausule moet:
- een omschrijving bevatten van de omvang en de aard van de mogelijke wijzigingen of opties; en
- een omschrijving bevatten van de voorwaarden waaronder deze kunnen worden toegepast; en
- mag niet voorzien in wijzigingen of opties die de algemene aard van de overheidsopdracht kunnen veranderen.
✓ Aanvullende leveringen of diensten (artikel 2.163d)
Soms heeft een aanbestedende dienst behoefte aan aanvullende werken, leveringen of diensten. Als de overheidsopdracht niet voorziet in een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige opties (zoals geformuleerd in de herzieningsclausule), kan artikel 2.163d van de Aanbestedingswet een oplossing bieden. Dit artikel bepaalt dat een overheidsopdracht kan worden gewijzigd, als:
- door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, diensten of leveringen noodzakelijk zijn; en
- de aanvullende werken, diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen; en
- een verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen, en de verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor de aanbestedende dienst; en
- de prijs van de aanvullingen niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Indien er sprake is van meerdere opeenvolgende wijzigingen geldt deze beperking voor elke afzonderlijke wijziging. Cumulatief mogen de wijzigingen dus wel hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Het is echter niet toegestaan om dergelijke opeenvolgende wijzigingen te gebruiken om toepassing van een Europese aanbestedingsprocedure te omzeilen ;).
✓ Onvoorziene omstandigheden (artikel 2.163e)
Een aanbesteder kan bij de uitvoering van een overheidsopdracht worden geconfronteerd met omstandigheden die bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure niet waren voorzien en vragen om een wijziging van de overheidsopdracht. Dit artikel bepaalt dat een overheidsopdracht kan worden gewijzigd, als:
- door onvoorziene situaties die door een zorgvuldige aanbestedende dienst niet te voorzien waren bij het afsluiten van het contract, en
- de wijziging geen verandering in de algemene aard van de overheidsopdracht meebrengt; en
- de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht (deze voorwaarde geldt niet voor speciale-sectoropdrachten, zie art. 3.80d Aw).
✓ Wijziging van opdrachtnemer (artikel 2.163f)
De oorspronkelijke opdrachtnemer de opdracht kan in specifieke gevallen door een nieuwe opdrachtnemer vervangen worden zonder dat er een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure gedaan hoeft te worden. Dit is mogelijk als:
- het oorspronkelijke contract voorzag in een herzieningsclausule of optie hiertoe, of
- rechtsopvolging in de positie van de oorspronkelijke opdrachtnemer ten gevolge van herstructurering, waaronder door overname, fusie, acquisitie of insolventie.
Bij HIPprojectconsult kunnen we je helpen om overeenkomsten binnen de wet én efficiënt te wijzigen, zonder onnodige heraanbestedingen.
Twijfelt je of jouw wijziging binnen de regels past?
Laten we in gesprek gaan! Samen met ons team van aanbestedingsjuristen kunnen wij beoordelen of jouw specifieke casus onder een van de mogelijkheden past die artikel 2.163 b t/m f biedt.
