Dit kan (in sommige gevallen) binnen de Aanbestedingswet!
Bij langdurige overeenkomsten verandert de behoefte soms gedurende de looptijd. Zeker bij ICT- of onderhoudscontracten is het lastig om bij aanvang alle toekomstige ontwikkelingen te overzien. Maar betekent dat automatisch dat je opnieuw moet aanbesteden?
Het goede nieuws: niet elke wijziging is wezenlijk. De Aanbestedingswet 2012 biedt ruimte om contracten rechtmatig uit te breiden, zonder dat een nieuwe aanbesteding nodig is. Dit bespaart tijd en kosten en voorkomt onnodige onderbrekingen in de dienstverlening.
De hoofdregel: wijzigen mag alleen na heraanbesteding?
Artikel 2.163a van de Aanbestedingswet stelt als uitgangspunt dat een overheidsopdracht alleen gewijzigd mag worden via een nieuwe aanbestedingsprocedure. Toch bevat de wet in artikelen 2.163b t/m 2.163f verschillende uitzonderingen op deze hoofdregel.
Hieronder leggen we per artikel uit wanneer je een opdracht wél mag wijzigen zonder heraanbesteding.
Wanneer kan een opdracht worden uitgebreid?
Kleine wijzigingen (artikel 2.163b), de Bagatelregeling
Je mag een opdracht uitbreiden als:
- De wijziging onder de aanbestedingsdrempel blijft, én
- De wijziging minder dan 10% (bij leveringen/diensten) of 15% (bij werken) van de oorspronkelijke opdracht bedraagt.
Let op: deze wijziging mag de aard van de opdracht niet veranderen.
Oorspronkelijke contractvoorwaarde (artikel 2.163c), de herzieningsclausule
Als je bij de aanbesteding al hebt voorzien in een herzieningsclausule, mag je de opdracht binnen die clausule wijzigen. Deze clausule moet:
- Duidelijk en ondubbelzinnig zijn geformuleerd
- Beschrijven welke wijzigingen mogelijk zijn en onder welke voorwaarden
- De algemene aard van de opdracht niet veranderen
Voorbeeld: een onderhoudscontract waarin al is opgenomen dat extra modules kunnen worden toegevoegd onder vastgestelde voorwaarden.
Aanvullende leveringen of diensten (artikel 2.163d)
Soms heeft een aanbestedende dienst behoefte aan aanvullende werken, leveringen of diensten. Als de overheidsopdracht niet voorziet in een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige opties (zoals geformuleerd in de herzieningsclausule), kan artikel 2.163d van de Aanbestedingswet een oplossing bieden. Dit artikel bepaalt dat een overheidsopdracht kan worden gewijzigd, als:
- door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, diensten of leveringen noodzakelijk zijn; en
- de aanvullende werken, diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen; en
- een verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen, en de verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor de aanbestedende dienst; en
- de prijs van de aanvullingen niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Indien er sprake is van meerdere opeenvolgende wijzigingen geldt deze beperking voor elke afzonderlijke wijziging. Cumulatief mogen de wijzigingen dus wel hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Het is echter niet toegestaan om dergelijke opeenvolgende wijzigingen te gebruiken om toepassing van een Europese aanbestedingsprocedure te omzeilen ;).
Onvoorziene omstandigheden (artikel 2.163e)
Soms verandert de situatie zodanig dat je dit bij de aanbesteding redelijkerwijs niet kon voorzien. Je mag dan wijzigen als:
- De omstandigheden objectief onvoorzien waren
- De aard van de opdracht niet wezenlijk verandert
- De wijziging niet meer dan 50% van de oorspronkelijke waarde bedraagt (deze grens geldt niet voor speciale-sectoropdrachten)
Voorbeeld: nieuwe wetgeving die tussentijds ingrijpende aanpassingen vereist.
Wijziging van opdrachtnemer (artikel 2.163f)
Je mag ook van opdrachtnemer wisselen, zonder nieuwe aanbesteding, als:
- Dit vooraf in het contract is vastgelegd in een herzieningsclausule, of
- Er sprake is van rechtsopvolging, zoals fusie, overname of faillissement
In beide gevallen moet de wijziging wel aan voorwaarden voldoen en mag er geen wezenlijke wijziging van de opdracht plaatsvinden.
Wat betekent dit in de praktijk?
Bij HIP Projectconsult helpen wij aanbestedende diensten om efficiënt én juridisch correct met contractwijzigingen om te gaan. Wij beoordelen of jouw wijziging past binnen de uitzonderingen van de Aanbestedingswet, en helpen je deze goed te motiveren en te documenteren.
Twijfel je of jouw wijziging toegestaan is?
Neem contact met ons op via: projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl. Samen met onze aanbestedingsjuristen kijken we of jouw situatie past binnen de ruimte die artikel 2.163b t/m 2.163f biedt.
