Sinds boekjaar 2023 zijn gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en op te nemen in de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording vraagt om een inzicht in alle uitgaven in de organisatie. De accountant controleert vervolgens de jaarrekening en de toelichting op die verantwoording op getrouwheid.
Dat klinkt eenvoudig, maar de praktijk laat iets anders zien. Iedere organisatie moet nu kunnen aantonen dat haar inkoop rechtmatig verloopt. Dat is een uitdaging, maar biedt ook kansen. Wie een spendanalyse slim inzet, voldoet niet alleen aan de verplichtingen, maar krijgt ook waardevolle inzichten om beter te sturen.
Waarom een spendanalyse?
Een spendanalyse geeft inzicht in de uitgaven van een organisatie. Deze analyse wordt opgesteld op basis van crediteurgegevens en factuurdata. In een goede analyse worden deze gegevens gekoppeld aan de beschikbare contractinformatie.
De resultaten maken onder andere duidelijk:
- Bij welke leveranciers uitgaven zijn gedaan;
- Hoeveel er per jaar wordt uitgegeven per leverancier, categorie, product of contract;
- Hoe deze uitgaven zich verhouden tot eerdere jaren;
- Wat de verdeling is volgens een ABC-analyse (op leverancier, categorie en contractniveau).
Ook biedt de analyse mogelijkheden tot verbetering, zoals:
- Het voorkomen van maverick buying;
- Kansen voor bundeling en besparing;
- Efficiënter werken met verzamelfacturen;
- Inzicht in duurzame inkoop.
Een spendanalyse vormt het vertrekpunt voor het beoordelen van rechtmatigheid. Toch geeft de analyse op zichzelf geen volledig beeld. Dat geldt ook als je alleen naar de contracten kijkt. De oplossing ligt in de combinatie.
De spendanalyse laat zien wat er feitelijk is uitgegeven en aan wie. De rechtmatigheidsanalyse toetst vervolgens of die uitgaven passen binnen de geldende wet- en regelgeving en gemaakte afspraken. Samen geven ze een compleet en betrouwbaar beeld van de uitgaven. Daarmee ontstaat een solide basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.
De uitdagingen in de praktijk:
Veel organisaties ervaren dat het opstellen van een spendanalyse ingewikkeld is. Leveranciers staan vaak met verschillende namen in het systeem, contractinformatie is verspreid of ontbreekt en financiële gegevens sluiten niet altijd goed op elkaar aan. Daardoor kost het veel tijd en capaciteit om tot één betrouwbaar overzicht te komen.
Sinds 2023 ligt de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording structureel bij de organisatie zelf. Dat betekent dat de spendanalyse niet langer een eenmalige exercitie is, maar een terugkerend onderdeel van de bedrijfsvoering. Bovendien levert een goede analyse meer op dan alleen controle-informatie: het helpt ook bij het verbeteren van inkoopprocessen en het maken van strategische keuzes.
HIP Spendanalyse Tool
Een spendanalyse hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met onze eigen tool brengen we financiële gegevens en contractinformatie samen in één helder overzicht. Zo krijg je direct antwoord op vragen als:
- Waar gaat ons geld precies naartoe
- Wie binnen de organisatie geeft het uit
- Waar liggen kansen voor beter contractmanagement of besparingen
Het resultaat is een actueel en duidelijk overzicht dat niet alleen helpt bij de rechtmatigheidsverantwoording, maar ook bij het verbeteren van inkoop en bedrijfsvoering.
Meer weten?
Wil je weten hoe dit eruit kan zien in jouw organisatie? Of ben je benieuwd hoe onze tool werkt? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee over hoe jij van een verplichting een praktisch stuurinstrument kunt maken.
