Aanbesteden draait om objectiviteit. Dat is althans het uitgangspunt van de Aanbestedingswet 2012. Maar wie ooit een beoordeling heeft meegemaakt, weet: in de praktijk blijft het mensenwerk. En waar mensen oordelen, sluipt subjectiviteit al snel naar binnen.
Dat wordt vooral zichtbaar op het moment dat inschrijvers hun plan mogen toelichten in een presentatie. Want wat weegt dan zwaarder: de inhoud… of de indruk die iemand achterlaat?
Een recente zaak bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (Advies 787) laat zien hoe dun die scheidslijn kan zijn en wat er misgaat als die wordt overschreden.
Een opvallende uitslag
In deze zaak ging het mis bij de puntentelling. Een inschrijver eindigde op de tweede plaats en diende een klacht in bij de Commissie. De kern van de klacht lag bij de beoordeling van de gunningscriterium Projectpresentatie.
De winnende partij ontving voor dit onderdeel de score ‘uitmuntend’. Opvallend daarbij was de motivering, die grotendeels bestond uit kwalificaties als enthousiasme, passe, creativiteit en betrokkenheid.
De totale puntverdeling binnen de aanbesteding was als volgt:
- Plan van Aanpak (maximaal 600 punten)
- Projectpresentatie (maximaal 400 punten)
- Inschrijfprijs (maximaal 200 punten)
Belangrijk detail is dat de Projectpresentatie in de aanbestedingsstukken werd gepositioneerd als een nadere toelichting op het Plan van Aanpak, terwijl deze tegelijkertijd als zelfstandig gunningscriterium was opgenomen en beoordeeld.
De uiteindelijke scores:
| Gunningscriterium | Winnende partij | Tweede plaats |
| Plan van Aanpak | 330 | 420 |
| Projectpresentatie | 400 | 160 |
| Prijs | 200 | 200 |
| Totaal | 930 | 780 |
Wat hier direct opvalt, is dat de tweede inschrijver inhoudelijk sterker scoorde op het Plan van Aanpak (+ 90 punten), maar dit verschil ruimschoots werd gecompenseerd door de Projectpresentatie (+240 punten voor de winnaar).
Dit roept de vraag op in hoeverre de beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van elementen die niet expliciet waren opgenomen in het vooraf bekendgemaakte beoordelingskader.
De klachten en het oordeel van de Commissie
Klachtonderdeel 1
De ondernemer stelde dat het onlogisch was dat hij voor het schriftelijke Plan van Aanpak een ‘goed’ scoorde, maar voor de presentatie slechts een ‘voldoende’, terwijl de presentatie volgens hem slechts een nadere toelichting was op datzelfde plan.
Oordeel van de Commissie
Deze klacht werd ongegrond verklaard. De Commissie oordeelde dat de presentatie als zelfstandig gunningscriterium was opgenomen en dus ook zelfstandig beoordeeld mocht worden.
Klachtonderdeel 2 en 3
De ondernemer voerde aan dat de aanbestedende dienst bij de beoordeling elementen had betrokken zoals enthousiasme, passie en creativiteit, zonder dat deze onderdeel waren van het vooraf bekendgemaakte beoordelingskader.
Oordeel van de Commissie
Deze klachten werden gegrond verklaard. De Commissie oordeelde dat hiermee in strijd was gehandeld met de beginselen van transparantie en gelijke behandeling.
Beoordelingscriteria moeten vooraf duidelijk zijn vastgesteld. Het achteraf meewegen van beoordelingselementen die niet vooraf kenbaar waren gemaakt, is niet toegestaan.
Klachtonderdeel 4
De ondernemer stelde daarnaast dat de motivering van de beoordeling onjuistheden bevatte en niet aansloot bij de feitelijke scores. Zo bevatte de samenvatting uitsluitend negatieve punten, terwijl op die onderdelen juist een ‘goed’ was gescoord.
Oordeel van de Commissie
Ook deze klacht werd gegrond verklaard. De motivering voldeed niet aan de eisen die gelden bij een (deels) subjectief beoordelingskader en bood de ondernemer onvoldoende houvast om de beoordeling te controleren.
Wat leert deze casus ons?
Deze casus onderstreept dat juist bij kwalitatieve criteria het risico op subjectiviteit groot is en daarmee ook het risico op klachten, vertraging of zelfs heraanbesteding.
Daaruit halen we drie belangrijke aandachtspunten:
- Maak expliciet hoe de presentatie wordt ingezet
Bepaal vooraf of een presentatie een zelfstandig gunningscriterium is, met een eigen score, of slechts een verificatie van het Plan van Aanpak. Zorg dat dit helder en consistent is uitgewerkt.
- Beperk de beoordeling tot vooraf bekendgemaakte criteria
Train de beoordelingscommissie om uitsluitend te beoordelen op de elementen die vooraf zijn vastgesteld. Aspecten als enthousiasme en overtuigingskracht mogen alleen worden meegewogen als deze expliciet onderdeel zijn van het beoordelingskader.
- Stel hoge eisen aan de motivering
Bij kwalitatieve criteria is de motiveringsplicht strikt. Het is niet voldoende om te benoemen wat goed is; inzichtelijk moet worden gemaakt waarom een inschrijving beter scoort dan de andere inschrijvingen.
Tot slot
Een presentatie kan het verschil maken in een aanbesteding, maar alleen binnen de kaders die vooraf zijn vastgesteld. Zodra subjectieve indrukken de overhand krijgen zonder duidelijke basis in de aanbestedingsstukken, komt de rechtmatigheid van de beoordeling in het geding.
Ben je geïnteresseerd in het volledige advies: Advies 787: Presentatie als afhankelijk of zelfstandig gunningscriterium, beoordeling en motivering | Commissie van Aanbestedingsexperts
Wil je meer weten over dit onderwerp of sparren over een aanbestedingstraject? Onze juristen denken graag mee. Neem gerust contact met ons op: juridischloket@hollandinkoopprofessionals.nl
