Door: Jesper Schurer
In de reeks Aanbesteden is HIP delen we praktijkverhalen die laten zien hoe veelzijdig het aanbestedingsvak is. Soms zit de uitdaging in de procedure, soms in de dynamiek van de markt en soms juist in het scherp krijgen van de achterliggende behoefte van een organisatie. Dit keer staat een aanbesteding centraal waarbij leren, ontwikkelen en toekomstbestendigheid samenkwamen in de zoektocht naar een nieuw leermanagementsysteem.
Grip op ontwikkeling met een toekomstbestendig leermanagementsysteem
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich blijven ontwikkelen in een organisatie met uiteenlopende vakgebieden, leerbehoeften en expertises? Die vraag vormde de basis voor een Europese aanbesteding voor een nieuw leermanagementsysteem. Samen met een externe projectleider begeleidde HIP-consultant Jesper het traject van voorbereiding tot gunning.
Organisatiebreed grip op leren en ontwikkelen
De aanleiding voor de aanbesteding lag in de behoefte om organisatiebreed meer grip te krijgen op de ontwikkeling van medewerkers. De organisatie wilde gecontroleerd professionaliseren, terwijl tegelijkertijd ruimte moest blijven voor wendbaarheid en toekomstige ontwikkelingen.
Om dat mogelijk te maken, werd gezocht naar een leermanagementsysteem waarin alle leercontent samenkomt. Het systeem moest niet alleen flexibel zijn in gebruik, maar ook eenvoudig kunnen meebewegen met toekomstige ontwikkelingen binnen verschillende vakgebieden en expertises.
Flexibel systeem centraal in de uitvraag
Binnen de aanbesteding stonden een aantal duidelijke keuzes centraal. Zo moest het systeem zelfstandig op te zetten leerlijnen ondersteunen én ruimte bieden om externe opleidings- en contentaanbieders te koppelen. Het leeraanbod van deze externe partijen moest zichtbaar, doorzoekbaar en, waar relevant, direct afneembaar zijn binnen het platform.
Een belangrijke afweging tijdens de voorbereiding was de vraag of leveranciers ook zelf kwalitatieve leercontent moesten aanbieden. Uiteindelijk is ervoor gekozen dit buiten scope te laten. De leerbehoefte binnen de organisatie bleek daarvoor te breed en divers.
Naast de technische inrichting lag de focus nadrukkelijk op adoptie en gebruiksvriendelijkheid. Leveranciers moesten daarom ook een implementatie- en adoptieplan aanleveren, evenals een plan voor beheer en support in de beheersfase. Daarnaast speelde gebruiksvriendelijkheid van het systeem een belangrijke rol in de beoordeling.
Demonstraties via praktijkgerichte usecases
De markt werd betrokken via een Europees openbare aanbesteding. Tijdens het traject viel vooral de manier op waarop leveranciers hun oplossingen presenteerden.
Om het gebruiksgemak van het systeem goed te kunnen beoordelen, demonstreerden inschrijvers verschillende usecases vanuit meerdere perspectieven: de lerende medewerker, de contentbeheerder en de leidinggevende die de voortgang monitort. Deze demonstraties werden aangeleverd in de vorm van video’s.
De demonstraties werden als erg waardevol ervaren. De beoordelingscommissie kreeg hierdoor een concreet beeld van de gebruikerservaring en de praktische toepasbaarheid van de systemen. De gekozen werkwijze werd dan ook positief ontvangen.
Intensieve samenwerking in voorbereiding en uitvoering
Als inkoopadviseur begeleidde Jesper het volledige aanbestedingsproces en adviseerde hij over de aanpak en de verschillende stappen binnen het traject. Daarbij werkte hij intensief samen met een externe projectleider en medewerkers van de inkopende organisatie, die gezamenlijk de beoordelingscommissie vormden.
Volgens Jesper zat de grootste toegevoegde waarde vooral in de voorbereiding.“Door je echt vast te bijten in de behoefte kun je de inhoud scherp krijgen en vertalen naar een passende uitvraag,” vertelt hij. Ook de inlichtingenrondes speelden daarin een belangrijke rol. Die hielpen om onduidelijkheden en tegenstrijdigheden weg te nemen, zodat inschrijvers goed voorbereid hun aanbieding konden doen.
Vijf concurrerende inschrijvingen
De aanbesteding resulteerde uiteindelijk in vijf concurrerende inschrijvingen. Op basis van de vooraf opgestelde beoordelingsprocedure werd één leverancier geselecteerd en gegund.
Voor Jesper bevestigde het traject opnieuw waar volgens hem het zwaartepunt van een succesvolle aanbesteding ligt: in de voorbereiding.
“Als inkoopadviseur moet je de inhoud en de behoefte echt doorleven om uiteindelijk de juiste oplossing in huis te halen.”
