HIP Projectconsult over: gestructureerde besluitvorming bij complexe IT-vraagstukken

Bij het selecteren van complexe IT-bedrijfssystemen staat de private sector vaak voor dezelfde uitdagingen als de publieke sector. Hoe maak je namelijk een objectieve, transparante en goed onderbouwde keuze voor een nieuw complex IT-systeem?

Bij HIP Projectconsult passen we een afgeleide vorm van de Europese aanbestedingsmethodiek  toe om private organisaties te helpen bij hun complexe IT-sourcingkeuzes. Wij gebruiken een afgeleide van een combinatie van de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Waarom doen wij dit ook voor de private sector?

Omdat een gestructureerde aanpak simpelweg leidt tot betere keuzes. Europese aanbestedingen zijn (in beginsel) ontworpen om marktwerking te bevorderen en een eerlijke vergelijking tussen aanbieders mogelijk te maken. Door elementen uit deze methodiek over te nemen (zonder de strikte wettelijke verplichtingen zoals minimumtermijnen en het motiveringsbeginsel), helpen we private bedrijven om:

✓ Objectieve en transparante beslissingen te nemen

✓ Marktkennis optimaal te benutten door middel van een gestructureerde consultatiefase

✓ Een sterkere onderhandelingspositie te creëren

✓ Meer grip op kosten en risico’s te krijgen

✓ Een oplossing te kiezen die écht aansluit bij de bedrijfsbehoeften

Wat levert deze aanpak op voor private ondernemingen?

🔸 Meer grip op kwaliteit en kosten Door IT-leveranciers en hun oplossingen gestructureerd te vergelijken, krijg je een helder beeld van wat je krijgt en voorkom je verrassingen achteraf. De consultatiefase zorgt ervoor dat je niet alleen op prijs selecteert, maar ook op inhoud en kwaliteit. Dit helpt om ondermaatse implementaties en onverwachte extra kosten te voorkomen.

🔸 Sterkere onderhandelingspositie Door de aanpak in fases te verdelen en leveranciers te bevragen op specifieke punten, krijg je een beter beeld van wat marktconform is. Dit helpt om gerichter te onderhandelen, zodat je niet te veel betaalt en geen essentiële aspecten over het hoofd ziet.

🔸 Betere aansluiting op bedrijfsprocessen Een IT-oplossing moet niet alleen functioneel werken, maar ook passen bij hoe jouw organisatie werkt. Door leveranciers niet alleen schriftelijk, maar ook via interactieve sessies en demo’s te beoordelen, krijg je een beter beeld van hoe een oplossing binnen je bedrijfsvoering past.

🔸 Draagvlak binnen de organisatie Door medewerkers en key users te betrekken bij de beoordeling, bijvoorbeeld via demo’s en gebruikerstests, vergroot je de betrokkenheid. Dit draagt bij aan een succesvolle implementatie en voorkomt weerstand binnen de organisatie.

🔸 Minder risico’s, meer zekerheid Een gefaseerde aanpak met meerdere contactmomenten voorkomt overhaaste beslissingen. Hierdoor worden risico’s, zoals technische beperkingen of implementatieproblemen, vroegtijdig herkend en beperkt.

Onze aanpak kent drie fasen voor een doordachte IT-keuze

1. Selectiefase

We starten met een transparante en objectieve selectie van minimaal drie leveranciers die het IT-systeem kunnen leveren, de omvang van de opdracht aankunnen en ervaring hebben in de branche én met complexe implementaties. Dit zorgt ervoor dat alleen geschikte partijen meedoen aan het verdere proces.

2. Consultatiefase

Deze fase is uniek en biedt organisaties een enorme meerwaarde. In deze fase krijgen de geselecteerde leveranciers de kans om gerichte vragen te beantwoorden, zowel schriftelijk als via interactieve presentaties. Dit geeft niet alleen inzicht in de technische en functionele mogelijkheden, maar helpt ook om een beter beeld te krijgen van de leveranciers zelf. De verzamelde informatie wordt verwerkt in een Request for Proposal (RfP), dat als basis dient voor de volgende stap.

3. Onderhandelingsfase

Op basis van het RfP vragen we voorlopige offertes aan. Leveranciers presenteren hun conceptoplossing, projectaanpak en (service)voorwaarden. Vervolgens voeren we één of meerdere gestructureerde onderhandelingsrondes om onduidelijkheden weg te nemen en verbeteringen door te voeren. Dit leidt tot een definitieve offerte. Een demo of gebruikerstest kan helpen bij de uiteindelijke keuze.

Door deze aanpak krijgt de beslisser niet alleen een beter inzicht in de markt, maar ook meer zekerheid dat de gekozen IT-oplossing toekomstbestendig en passend is.

Wil je meer weten over deze aanpak en hoe deze jouw organisatie kan helpen? Laten we in gesprek gaan!

Meer verhalen