Een afgeleide aanbestedingsaanpak voor de private sector
Bij het selecteren van complexe IT-bedrijfssystemen staat de private sector vaak voor dezelfde uitdagingen als de publieke sector. Hoe maak je namelijk een objectieve, transparante en goed onderbouwde keuze voor een nieuw complex IT systeem? Bij HIPprojectconsult passen we een afgeleide vorm van de Europese aanbestedingsmethodiek toe om private organisaties te helpen bij hun complexe IT-sourcing keuzes. Wij gebruiken een afgeleide van een combinatie van de Concurrentie gerichte dialoog en de Mededingingsprocedure met onderhandeling.
Waarom doen wij dit ook voor de private sector? Omdat een gestructureerde aanpak simpelweg leidt tot betere keuzes. Europese aanbestedingen zijn (in beginsel) ontworpen om marktwerking te bevorderen en een eerlijke vergelijking tussen aanbieders mogelijk te maken. Door elementen uit deze methodiek over te nemen (zonder de strikte wettelijke verplichtingen zoals minimumtermijnen, motiveringsbeginsel etc.) helpen we private bedrijven om:
- Objectieve en transparante beslissingen te nemen
- Marktkennis optimaal te benutten door middel van een gestructureerde consultatiefase
- Sterkere onderhandelingsposities te creëren
- Meer grip op kosten en risico’s te krijgen
- Een oplossing te kiezen die écht aansluit bij de bedrijfsbehoeften
Wat levert deze aanpak op voor private ondernemingen?
Meer grip op kwaliteit en kosten
Door een gestructureerde vergelijking van aanbieders en oplossingen voorkom je verrassingen achteraf. De consultatiefase zorgt ervoor dat je niet alleen op prijs selecteert, maar ook op inhoud en kwaliteit. Dit voorkomt ondermaatse implementaties en onverwachte meerkosten.
Sterkere onderhandelingspositie
Door in fases te werken en leveranciers uit te dagen met gerichte vragen, krijg je een beter beeld van wat marktconform is. Dit versterkt je onderhandelingspositie en voorkomt dat je te veel betaalt of essentiële aspecten over het hoofd ziet.
Betere aansluiting op bedrijfsprocessen
Complexe IT-oplossingen moeten niet alleen functioneel voldoen, maar ook goed aansluiten bij de specifieke processen en doelstellingen van een organisatie. Dankzij de interactieve consultatie- en onderhandelingsfase en demo’s krijg je beter inzicht in hoe een oplossing past binnen jouw bedrijfsvoering.
Draagvlak binnen de organisatie
Door medewerkers en key users te betrekken in de beoordeling, bijvoorbeeld via demo’s en gebruikers-tests, creëer je intern draagvlak. Dit verhoogt de kans op een succesvolle implementatie en adoptie van het nieuwe systeem.
Minder risico’s, meer zekerheid
Een gefaseerde aanpak met meerdere contactmomenten voorkomt dat er overhaaste beslissingen worden genomen. Hierdoor worden risico’s, zoals technische beperkingen of implementatieproblemen, in een vroeg stadium geïdentificeerd en gemitigeerd.
Onze aanpak kent drie fasen voor een doordachte IT-keuze
1. Selectiefase
We starten met een transparante en objectieve selectie van minimaal drie leveranciers die in potentie het IT systeem kunnen leveren, de omvang van de opdracht aankunnen, ervaring hebben in de branche en ervaring hebben met de implementatie van het complexe IT systeem.
2. Consultatiefase
Deze fase is uniek en biedt organisaties een enorme meerwaarde. De geselecteerde leveranciers beantwoorden gerichte vragen, zowel schriftelijk als via interactieve presentaties. Dit biedt niet alleen inzicht in de technische en functionele mogelijkheden, maar stelt de organisatie ook in staat om leveranciers beter te leren kennen. De verkregen informatie wordt vervolgens verwerkt in een Request for Proposal (RfP), dat als basis dient voor de volgende fase.
3. Onderhandelingsfase
Op basis van het RfP worden voorlopige offertes aangevraagd. Leveranciers presenteren o.a. hun concept oplossingsvoorstel, projectaanpak en (service)voorwaarden. Vervolgens voeren we een of meerdere gestructureerde onderhandelingsronde(n) om onduidelijkheden te verhelderen en optimalisaties door te voeren. Dit resulteert in een definitieve offerte, waarbij een demo of gebruikers-test kan helpen bij de uiteindelijke keuze.
Door deze aanpak krijgt de beslisser niet alleen een beter inzicht in de markt, maar ook meer zekerheid dat de gekozen IT-oplossing toekomstbestendig en passend is.
Wil je meer weten over deze aanpak en hoe deze jouw organisatie kan helpen? Laten we in gesprek gaan!
