In de reeks Aanbesteden is HIP delen we praktijkverhalen die laten zien hoe veelzijdig het aanbestedingsvak is. Soms zit de uitdaging in de procedure, soms in de dynamiek van de markt en soms in het juist scherp krijgen van de achterliggende behoefte van een organisatie.
Voor HIPper Eren Kalas was deze aanbesteding om een andere reden bijzonder: het was de eerste aanbesteding die hij volledig zelfstandig begeleidde.
Een leerzame eerste stap
Sommige aanbestedingen zijn inhoudelijk ingewikkeld, andere juist wat overzichtelijker. Toch zegt dat weinig over hoeveel je ervan leert. Dat merkte ik tijdens mijn eerste aanbesteding die ik volledig zelfstandig mocht begeleiden. Het ging om de aanbesteding van geaccrediteerde accountants en controleurs voor subsidiecontroles. Misschien niet de meest complexe aanbesteding, maar voor mij wel een hele bijzondere.
De opdrachtgever had vóór juli een partij nodig, waardoor er behoorlijk wat tempo achter het traject zat. De planning moest worden aangescherpt, terwijl alle stappen in het aanbestedingsproces natuurlijk zorgvuldig moesten worden doorlopen. Dat vroeg om goed plannen, duidelijke communicatie en overzicht houden.
Samenwerken en ontzorgen
Wat mij tijdens het traject positief verraste, was de betrokkenheid van de markt. Geïnteresseerde partijen waren actief, stelden vragen en lieten duidelijk merken dat zij graag wilden inschrijven. Dat maakte de samenwerking prettig en gaf de opdrachtgever vertrouwen dat de opdracht op veel interesse kon rekenen.
Vanuit mijn rol heb ik de aanbestedende dienst zoveel mogelijk ontzorgd. Ik stelde de aanbestedingsdocumenten op en begeleidde het proces van begin tot eind, zodat de opdrachtgever zo min mogelijk tijd kwijt was aan de uitvoering. Juist daarin zie ik de toegevoegde waarde van een inkoopconsultant: zorgen dat een aanbesteding soepel verloopt, terwijl de opdrachtgever zich kan richten op de inhoud.
Met vertrouwen vooruit
Terugkijkend ben ik vooral trots dat ik het volledige traject zelfstandig heb doorlopen. Ik heb niet alleen veel geleerd over het aanbestedingsproces zelf, maar ook over mijn eigen manier van werken. Sommige onderdelen kostten meer tijd dan ik vooraf had verwacht. Dat neem ik mee naar een volgend project, zodat ik daar in mijn planning meer ruimte voor reserveer.
Deze eerste aanbesteding heeft mij vooral laten zien hoe leuk en afwisselend het vak is. Het heeft mijn enthousiasme alleen maar vergroot en smaakt absoluut naar meer.
