“Duurzaamheid werkt pas in een aanbesteding als je vooraf weet wat je ermee wilt bereiken.”
Duurzaamheid meenemen in een aanbesteding klinkt logisch. Sterker nog, bijna iedere organisatie heeft tegenwoordig ambities op het gebied van klimaat, circulariteit, social return, ketenverantwoordelijkheid of biodiversiteit. Toch zien wij in de praktijk dat duurzaamheid vaak pas laat in de aanbesteding wordt toegevoegd. Als extra eis, als wens of als algemene passage in het beschrijvend document.
En juist daar gaat het vaak mis. Duurzaamheid is namelijk geen standaardzin die je toevoegt aan je aanbestedingsstukken. Het is een keuze die invloed heeft op je scope, je eisen, je gunningscriteria, je contractvoorwaarden en de manier waarop je de opdracht gaat beheren.
De eerste vraag is daarom niet: welke duurzame eis nemen wij op? De eerste vraag is: welk duurzaam effect willen wij met deze opdracht bereiken?
Dat kan per aanbesteding sterk verschillen. Bij een levering kan het gaan om hergebruik, levensduur, onderhoud, energieverbruik of verpakkingsmateriaal. Bij een dienst kan het gaan om reisbewegingen, inzet van lokaal personeel, social return, kennisoverdracht of het verminderen van afval. Bij werken kan het gaan om materiaalkeuze, emissieloos materieel, circulariteit, losmaakbaarheid of CO₂-reductie.
Maar niet alles hoort op dezelfde plek thuis. Sommige duurzaamheidsaspecten zijn zo belangrijk dat je ze als minimumeis moet opnemen. Andere onderdelen lenen zich beter als gunningscriterium, omdat je de markt ruimte wilt geven om onderscheidend vermogen te tonen. En soms hoort duurzaamheid juist thuis in de scope of in de contractvoorwaarden, waarmee je vooraf bepaalt hoe duurzaamheid gedurende het hele traject wordt meegenomen en geborgd.
Daarom is de plek waar je duurzaamheid uitvraagt bepalend. Neem je iets als harde eis op, dan sluit je partijen uit die daar niet aan voldoen. Neem je het als gunningscriterium op, dan moet je het objectief kunnen beoordelen. Leg je het vast in het contract, dan moet je het tijdens de uitvoering ook kunnen monitoren.
En daar zit een belangrijk aandachtspunt: vraag alleen uit wat je ook kunt toetsen. Een ambitieuze duurzaamheidsdoelstelling is mooi, maar zonder toetsbare onderbouwing blijft het kwetsbaar. Wie binnen de aanbestedende dienst beoordeelt of een circulair plan realistisch is? Wie controleert of de aangeboden CO₂-reductie daadwerkelijk wordt gerealiseerd? En wie bewaakt tijdens de uitvoering dat beloften uit de inschrijving ook worden nagekomen?
Duurzaamheid vraagt dus niet alleen om ambitie, maar ook om inrichting en borging in de praktijk. Wat daarbij helpt, is om de markt vroegtijdig te betrekken. Via een marktconsultatie kun je toetsen wat marktpartijen al kunnen, waar innovatie zit en welke eisen realistisch zijn. Daarmee voorkom je dat je te weinig vraagt, maar ook dat je de lat zo hoog legt dat de markt afhaakt.
Juist in aanbestedingstrajecten zien wij dat hier veel winst te behalen is. Op het moment dat er onder tijdsdruk een uitvraag moet worden opgesteld, krijgt duurzaamheid vaak niet de aandacht die het verdient. Door hier vooraf bewust keuzes in te maken en de juiste vragen te stellen, kan duurzaamheid op een realistische en uitvoerbare manier onderdeel worden van de aanbesteding. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het concreet maken van duurzaamheidsdoelstellingen in plaats van algemene ambities;
- Het uitvragen van aantoonbare prestaties in plaats van intenties;
- Het slim positioneren van duurzaamheid binnen eisen, criteria en contract;
- Het aansluiten bij wat de markt al kan en waar ruimte zit voor verdere ontwikkeling;
- Het borgen van toetsbaarheid binnen de beoordeling en uitvoering.
Duurzaamheid in aanbestedingen gaat dus verder dan het opnemen van een paar standaardcriteria. Het vraagt om bewuste keuzes aan de voorkant, kennis van de markt en een aanbestedingsstrategie die past bij de opdracht.
Binnen HIP Projectconsult ondersteunen wij organisaties bij aanbestedingen waar regie nodig is. Op momenten dat tempo gevraagd wordt en belangen samenkomen, brengen wij structuur aan, bewaken wij de lijn en zorgen wij dat de juiste afwegingen worden gemaakt. Daarmee voorkomen wij dat keuzes op papier blijven en zorgen wij voor een uitvoerbaar resultaat. Het is een mooi moment om duurzaamheid mee te nemen als de ambitie daar ligt.
Want duurzaam inkopen begint niet bij het vinkje in het document. Het begint bij de vraag: wat willen wij met deze opdracht daadwerkelijk veranderen?
Benieuwd hoe duurzaamheid concreet kan worden toegepast in uw aanbestedingsproject? Wij denken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op via projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl.
