Door Sophie Vlaar – Salem
In de reeks Contractmanagement is HIP delen we praktijkverhalen van professionals in het sociaal domein. In dit artikel laat Sophie zien hoe zij A.I. inzet als versterking van haar vak: niet als vervanging, maar als hulpmiddel om scherper te analyseren, beter voorbereid het gesprek in te gaan en meer te sturen op samenwerking en resultaat.
Sinds 2018 werk ik als contractmanager in het sociaal domein. Of ik daar mijn passie in heb gevonden? Absoluut.
Het werk is inhoudelijk soms complex, bestuurlijk gevoelig en continu in beweging. Je hebt te maken met verschillende belangen, veranderende wet- en regelgeving en maatschappelijke opgaven die zelden zwart-wit zijn. Juist daarom gebruik ik steeds vaker A.I., als versterking van mijn expertise, niet als vervanging.
Daarbij ben ik me er altijd van bewust dat je zorgvuldig om moet gaan met wat je invoert en wat je eruit haalt. Gevoelige informatie hoort niet thuis in een tool en wat A.I. oplevert blijft altijd iets wat je zelf moet beoordelen.
In dit artikel neem ik je mee in hoe ik A.I. inzet in mijn werk als contractmanager en wat dat mij concreet oplevert.
Sturen in plaats van reageren
In contractmanagement werken we veel met KPI’s, rapportages en gesprekken. Maar de stap van informatie naar echte sturing blijkt in de praktijk niet altijd vanzelfsprekend. KPI’s blijven soms hangen op papier, terwijl ze juist bedoeld zijn om richting te geven aan het gesprek en de samenwerking.
Wat mij helpt, is A.I. inzetten om die vertaalslag te maken:
“Help mij de KPI’s uit onze overeenkomst te vertalen naar concrete agendapunten met kritische vragen voor het contractmanagementgesprek.”
Door KPI’s te vertalen naar concrete vragen en gespreksonderwerpen, ontstaat er meer focus. Het gesprek wordt minder terugblikkend en meer sturend. Zo maak ik abstracte afspraken concreet en kan ik meer organisch sturen, in plaats van reactief handelen.
Scherper kijken, beter voorbereid zijn
Naast dat A.I. me helpt uitwerken van punten, gebruik ik het ook vaak als tweede paar ogen. Zeker bij rapportages, waarin veel informatie zit, maar niet altijd direct duidelijk is waar de echte aandachtspunten liggen.
Bijvoorbeeld door te vragen:
“Welke risico’s, afwijkingen of opvallende trends moet ik als contractmanager nader uitvragen in deze rapportage?”
Dat helpt mij om sneller tot de kern te komen en gerichter het gesprek aan te gaan. Tegelijkertijd blijf ik kritisch: A.I. kan signaleren, maar het is aan mij om te beoordelen wat echt relevant is en wat niet.
Ook bij het voorbereiden van lastige gesprekken biedt het houvast:
“Geef mij een gespreksstructuur voor een aanbieder die onderpresteert op KPI X, waarbij ik duidelijk, zakelijk en relationeel sterk blijf.”
Dit helpt mij om vooraf na te denken over opbouw, toon en doel van het gesprek. Zo blijf ik stevig op de inhoud, maar zorgvuldig op de relatie. Want juist in het sociaal domein is die balans essentieel.
Samenwerking vraagt om de juiste toon
Niet alleen de relatie tussen contractmanager en zorgaanbieder is belangrijk, ook de samenwerking tussen aanbieders onderling speelt een grote rol. Zeker binnen het sociaal domein, waar vraagstukken vaak domeinoverstijgend zijn.
In de praktijk merk ik dat samenwerking niet vanzelf ontstaat. Het vraagt om duidelijke verwachtingen én de juiste toon.
“Schrijf een verbindende oproep aan aanbieders om de onderlinge samenwerking te versterken.”
A.I. helpt mij om woorden te geven aan wat ik wil bereiken, zonder dat het te dwingend of juist te vrijblijvend wordt. Maar ook hier geldt: de boodschap moet altijd passen bij de context en de relatie, dat blijft mensenwerk.
Reflectie op mijn eigen rol
Maar A.I. gebruik ik niet alleen voor de inhoud van het werk, ook als spiegel.
Door bijvoorbeeld te vragen:
“Welke competenties kenmerken een sterke contractmanager in het sociaal domein en hoe kan ik mij daarin verder ontwikkelen?”
word ik gedwongen om stil te staan bij mijn eigen rol en ontwikkeling. Waar sta ik nu? En waar kan ik nog groeien?
Dat helpt mij om bewuster invulling te geven aan mijn vak. Precies zoals we dat bij HIP ook belangrijk vinden.
De belangrijkste les
Wat dit voor mij vooral laat zien, is dat de kracht niet in de tool zelf zit, maar in de vragen die je stelt. Hoe scherper je je vraag formuleert en hoe beter je de context meegeeft, bijvoorbeeld je rol, het type contract of het doel van je vraag, hoe waardevoller de uitkomst.
Tegelijkertijd kun je er nooit vanuit gaan dat wat je terugkrijgt volledig klopt. A.I. helpt je om sneller en scherper te werken, maar het blijft aan jou om informatie te checken, te duiden en waar nodig af te stemmen met specialistische collega’s. Mijn collega en CAIO bij HIP, Timo Martosatiman, kan daar nog veel meer houvast bij geven.
En nu ben ik benieuwd: welke prompt gebruik jij al in jouw werk? Sla dit artikel op voor je volgende contractgesprek of deel het met een collega.
Wil je nou ook A.I. gebruiken in je werk, en ben je benieuwd hoe HIP je daarin kan ondersteunen? Neem dan contact op met mijn collega Larissa Albersen: albersen@hollandinkoopprofessionals.nl
Samen maken we het sociaal domein elke dag een beetje slimmer.
