Door Julia Korte
In de reeks Aanbesteden is HIP delen we praktijkverhalen die laten zien hoe veelzijdig het aanbestedingsvak is. Soms zit de uitdaging in de procedure, soms in de markt. Dit keer lichten we een opdracht uit waarin overzicht, specialisme en samenwerking centraal stonden.
De aanleiding voor deze opdracht was de wens van een gemeente om haar verzekeringsportefeuille te professionaliseren en te optimaliseren. Door de jaren heen waren verschillende verzekeringen bij uiteenlopende verzekeraars ondergebracht. Het resultaat was een complexe en weinig overzichtelijke portefeuille, waarvan bovendien niet zeker was of deze nog aansloot op de actuele risico’s en behoeften van de organisatie.
Om hier grip op te krijgen is eerst een inkoopstrategie opgesteld. Daarin is in kaart gebracht welke verzekeringen de gemeente had en welke op korte termijn opnieuw in de markt gezet moesten worden. Deze analyse bracht structuur en maakte inzichtelijk waar vereenvoudiging en heroverweging nodig waren.
“Wat deze opdracht bijzonder maakte, was de markt waarin zij zich afspeelde.”
De verzekeringsmarkt is een specialistische markt binnen het aanbesteden. Naast kennis van het aanbestedingsproces vraagt deze markt om inhoudelijke verzekeringskennis en inzicht in actuele marktontwikkelingen. Juist in zo’n context is een zorgvuldige en goed onderbouwde aanpak essentieel.
De onderliggende opgave was het realiseren van een toekomstbestendige, overzichtelijke en passende verzekeringsportefeuille voor de gemeentelijke eigendommen en risico’s. Daarbij ging het niet alleen om het volgen van aanbestedingsregels, maar vooral om een inhoudelijk sterke portefeuille die aansluit bij de praktijk van de gemeente.
Een belangrijke keuze in dit traject was om vanaf het begin een verzekeringsmakelaar te betrekken bij de aanbestedingen. De verzekeringsmarkt kent andere dynamiek en spelregels dan veel reguliere aanbestedingsmarkten. Zonder specialistische begeleiding bestaat het risico dat een uitvraag onvoldoende aansluit bij wat de markt verwacht of kan bieden. Samen met de verzekeringsmakelaar is per aanbesteding gekeken naar actieve verzekeraars, marktontwikkelingen en zichtbare trends. Daarbij werd duidelijk dat verzekeraars zich steeds vaker specialiseren en dat het aanbod voortdurend in beweging is.
Opvallend was dat verzekeraars vaak terughoudend zijn om in te schrijven wanneer niet duidelijk is dat een verzekeringsmakelaar bij de aanbesteding betrokken is. Zonder die betrokkenheid wordt het risico als te groot ervaren. De inzet van een makelaar vergrootte het vertrouwen in het traject en daarmee ook de bereidheid van de markt om in te schrijven.
In deze opdracht vervulde ik als inkoopconsultant de rol van verbinder en projectleider. Ik was het aanspreekpunt voor zowel de gemeente als de verzekeringsmakelaar en verantwoordelijk voor de inrichting en begeleiding van het aanbestedingsproces. In die rol bracht ik inhoud, proces en marktkennis samen en bewaakte ik de samenhang binnen het traject.
De samenwerking met de verzekeringsmakelaar bleek van duidelijke meerwaarde. Door samen te werken met een expert uit de verzekeringsmarkt ontstond beter inzicht in hoe aanbestedingen in deze markt worden ingericht en waar de belangrijkste aandachtspunten liggen ten opzichte van meer reguliere aanbestedingen.
Door de verzekeringsportefeuille grondig te analyseren en een aantal verzekeringen opnieuw aan te besteden, sluit de deze nu weer aan bij de actuele behoeften en risico’s van de gemeente. Daarmee is de oorspronkelijke ambitie: professionaliseren en vereenvoudigen, gerealiseerd.
“Deze opdracht laat zien hoe de inzet van een consultant kan bijdragen aan overzicht, kwaliteit en zorgvuldigheid, juist in specialistische markten.”
Door de juiste expertise op het juiste moment in te zetten, ontstaat een traject dat inhoudelijk sterker is en beter aansluit bij zowel opdrachtgever als markt.
