Bij het selecteren van complexe IT-bedrijfssystemen staat de private sector vaak voor dezelfde uitdagingen als de publieke sector. Hoe maak je namelijk een objectieve, transparante en goed onderbouwde keuze voor een nieuw IT-systeem?
Bij HIP Projectconsult helpen we private organisaties hierbij door een gestructureerde aanpak te gebruiken. We passen een afgeleide vorm toe van de Europese aanbestedingsmethodiek. Die bestaat uit elementen van zowel de concurrentiegerichte dialoog als de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Waarom gebruiken wij dit ook voor opdrachtgevers in de private sector?
Een gestructureerde aanpak leidt tot betere keuzes. Europese aanbestedingen zijn oorspronkelijk ontworpen om marktwerking te stimuleren en eerlijke vergelijking mogelijk te maken. Door deze principes toe te passen, zonder de wettelijke verplichtingen zoals motivering of vaste termijnen, helpen we private organisaties om:
- Een oplossing te kiezen die echt past bij de organisatie
- Objectieve en transparante beslissingen te nemen
- Marktkennis optimaal te benutten via een consultatiefase
- Een sterkere onderhandelingspositie op te bouwen
- Meer grip op kosten en risico’s te krijgen
Wat levert deze aanpak op voor private ondernemingen?
Grip op kwaliteit en kosten
Onze methodiek zorgt ervoor dat IT-leveranciers op een gestructureerde manier worden vergeleken. Zo ontstaat een helder beeld van wat je krijgt. De focus ligt niet alleen op prijs, maar juist op inhoud, aanpak en functionaliteit. Dit voorkomt verrassingen achteraf.
Sterkere onderhandelingspositie
Doordat leveranciers in meerdere rondes bevraagd worden, ontstaat inzicht in marktconforme tarieven en mogelijkheden. Daarmee versterk je de onderhandeling en voorkom je dat je belangrijke aspecten over het hoofd ziet.
Betere aansluiting op processen
Een goede IT-oplossing past niet alleen technisch, maar ook bij de manier waarop jouw organisatie werkt. Door interactieve sessies, demo’s en gesprekken krijg je daar vooraf al inzicht in.
Meer draagvlak binnen de organisatie
Door key users of medewerkers actief te betrekken bij de beoordeling – bijvoorbeeld via demo’s of gebruikerstests – vergroot je betrokkenheid. Dat helpt bij de acceptatie en het succes van de implementatie.
Minder risico’s, meer zekerheid
Dankzij een gefaseerde aanpak met meerdere contactmomenten worden risico’s sneller gesignaleerd. Denk aan technische beperkingen, integratieproblemen of onduidelijke verwachtingen. Vroegtijdig inzicht helpt om deze te beheersen.
Onze aanpak in drie fasen voor een doordachte IT-keuze:
1. Selectiefase
We starten met een transparante en objectieve selectie van minimaal drie leveranciers. Deze partijen moeten het systeem kunnen leveren, ervaring hebben met soortgelijke opdrachten, en passen bij de branche en schaal van het project.
2. Consultatiefase
In deze fase beantwoorden de leveranciers gerichte vragen, zowel schriftelijk als via interactieve presentaties. Dit levert waardevolle informatie op over zowel hun oplossingen als hun organisatie. Alles wat hieruit komt, verwerken we in een Request for Proposal (RfP) voor de volgende stap.
3. Onderhandelingsfase
Op basis van het RfP ontvangen we voorlopige offertes. Leveranciers presenteren hun conceptoplossing, implementatieaanpak en voorwaarden. Daarna vinden één of meer onderhandelingsrondes plaats. Deze leiden tot een definitieve offerte. Waar nodig worden ook demo’s of gebruikerstests ingezet als onderdeel van de beoordeling.
Meer weten?
Onze aanpak helpt je om niet alleen de juiste leverancier te kiezen, maar ook om draagvlak te creëren, risico’s te beperken en te investeren in een oplossing die écht past.
Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen begeleiden bij een complexe IT-sourcingvraag? Neem gerust contact met ons op: projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl. We denken graag met je mee.
