Natuurlijk kan dat (en rechtmatig ook)!
Aanbestedende diensten ervaren de beperkte onderhandelingsruimte binnen Europese aanbestedingen vaak als belemmerend. Volgens het gelijkheidsbeginsel mogen er slechts beperkte besprekingen plaatsvinden met inschrijvers. Toch bieden de wet én de praktijk ruimte voor méér interactie – mits dit zorgvuldig en rechtmatig gebeurt.
De Raad en de Commissie van de EU stelden al eerder dat overleg met inschrijvers mogelijk is, mits dit gericht is op verduidelijking van offertes of van de eisen van de aanbestedende dienst. Ook de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 bevestigt deze ruimte.
Toch ervaren veel opdrachtgevers Europees aanbesteden als star. Zeker bij complexe ICT-opdrachten blijkt het beperkte contact juist in de precontractuele fase een gemis. Gelukkig kan het ook anders.
Onze pragmatische aanpak binnen de Aanbestedingswet
Bij HIP Projectconsult hebben we een werkwijze ontwikkeld die méér interactie mogelijk maakt, zonder dat dit strijdig is met de wet. We combineren de ruimte die de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog bieden, en geven deze een eigen praktische invulling.
Om verwarring te voorkomen hanteren wij de benaming mededingingsprocedure met onderhandeling, en spreken wij van een consultatiefase in plaats van een dialoog. Uiteraard zorgen we altijd voor een onderbouwde motivering in het aanbestedingsdossier.
Onze aanpak bestaat drie formele fasen:
Fase 1: Selectiefase
We selecteren minimaal drie geschikte leveranciers. Tijdens de aankondiging publiceren we de Selectieleidraad. Vanaf dat moment start een termijn van 30 kalenderdagen voor leveranciers om zich aan te melden.
Tegelijkertijd stellen wij het voorlopig beschrijvend document (VBD) op. Dit is een gevorderd concept van het uiteindelijke beschrijvend document. Belangrijk onderdeel is hoofdstuk 0, waarin we de consultatieprocedure beschrijven en de consultatievragen formuleren.
Deze vragen gaan bijvoorbeeld over:
- Oplossingsrichtingen binnen de ‘IST’-situatie
- Technische keuzes en alternatieven
- Kosteninschattingen binnen de scope van de opdracht
Fase 2: Consultatiefase
De geselecteerde leveranciers ontvangen het VBD en beantwoorden de consultatievragen schriftelijk. Ze lichten hun antwoorden vervolgens toe in een interactieve presentatie. De presentatie wordt voorbereid door vooraf de presentatiebestanden te ontvangen. Zo kunnen we doelgericht doorvragen.
De uitkomsten van deze fase verwerken we in het definitief beschrijvend document (DBD). Hiermee kunnen we in de volgende fase concreet en doelgericht inschrijvingen uitvragen.
Fase 3: Onderhandelingsfase
Leveranciers ontvangen het DBD en dienen een voorlopige inschrijving in. Deze bevat onder meer:
- Een concept oplossingsrichting (architectuur & scope)
- Een concept projectaanpak (implementatie, transitie, conversie)
- Een concept SLA (beschikbaarheid en serviceniveaus)
Het projectteam beoordeelt deze documenten kritisch. We formuleren bespreekpunten ter voorbereiding op een individuele onderhandelingsronde met elke leverancier. Daarbij kijken we vooral naar:
- De gehanteerde uitgangspunten
- De juistheid en volledigheid van de scope
- Beheersbaarheid van meerwerk tijdens implementatie
Na de onderhandeling dient de leverancier zijn definitieve inschrijving in. Deze bestaat uit geactualiseerde versies van de eerdere concepten, aangevuld met een prijsvoorstel.
Optionele aanvullende beoordelingsinstrumenten
Voor ICT-aanbestedingen adviseren wij aanvullende methoden om draagvlak en functionele geschiktheid te toetsen:
- Demo op basis van use cases: leveranciers tonen live hoe hun oplossing functioneert in herkenbare scenario’s.
- Gebruikerstest: key users beoordelen de gebruikersvriendelijkheid op basis van objectieve criteria.
- Best and Final Offer (BAFO): als laatste stap kunnen leveranciers hun eindvoorstel indienen. Dit is optioneel, maar versterkt het onderhandelingsaspect
De aanbesteding sluit af met een beoordeling conform het gunningsmodel. De voorlopige winnaar gaat door naar de verificatiefase. Tijdens deze fase stemmen we het plan van aanpak, de SLA en contractvoorwaarden definitief af.
Overzicht: drie fasen, meerdere contactmomenten
Onze methode maakt minimaal drie waardevolle contactmomenten mogelijk vóór gunning. Daarmee ontstaat er niet alleen een beter beeld van de leverancier en zijn oplossing, maar ook meer grip op implementatie en samenwerking.
Meer weten over onze methodiek voor complexe ICT-aanbestedingen?
We lichten het graag toe. Neem contact op via projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl
