Als consultant werk je vaak bij verschillende opdrachtgevers met uiteenlopende opdrachten. Het managen van die opdrachten vraagt om een gestructureerde aanpak. Hoe zorg je ervoor dat je niet verdwaalt in allerlei taken? Het begint met focus op het doel per opdracht. Vraag jezelf af of de taken waar je mee bezig bent nog steeds bijdragen aan dat doel.
In dit artikel delen we enkele tips, onder de noemer “TIP van HIP”, om structuur aan te brengen in je werk. Deze tips helpen je om overzicht te bewaren en productief te blijven.
- Schrijf alles op!
Lijkt simpel, maar het is cruciaal. Door per project aantekeningen te maken, voorkom je dat belangrijke details tussen de opdrachtgevers door verdwijnen. Maak to-do lijstjes per project, en houd daarnaast ook een totaaloverzicht bij van al je lopende projecten. Zo houd je grip op de situatie en verlies je het geheel niet uit het oog.
- Agenda’s zijn er niet voor niets
Maak gebruik van een planning waarin dagen zijn opgedeeld in tijdsblokken. Elk blok richt zich op een taak van een project. Dit helpt je om je te focussen op wat er op dat moment moet gebeuren, zonder afgeleid te raken door andere zaken.
- Multitasking
Deze tip sluit aan op de vorige tip. Het lijkt verleidelijk om meerdere dingen tegelijk te doen, maar multitasking zorgt vaak voor minder productiviteit. Door telkens te schakelen tussen taken verlies je focus en kost het meer tijd om weer in de juiste flow te komen. Concentreer je op één taak en voltooi deze voordat je verdergaat. Dit voorkomt dat taken niet afgerond worden.
Zo werk je efficiënter en voorkom je dat je halverwege meerdere taken stopt.
- To-do lijst
Maak voor jezelf een to-do lijst met alles wat je op die dag af wilt strepen. Het afstrepen van taken op je lijst werkt motiverend. Begin met kleine taken om snel voortgang te boeken. Dit geeft ruimte voor grotere taken die meer concentratie vragen.
- Pauze
Natuurlijk is er tussendoor ook tijd voor een pauze en beloon jezelf tussen de middag met een lekkere lunch of een wandeling. Even van je werkplek weggaan en iets anders doen helpt om na de lunch weer fris verder te gaan.
- Stel prioriteiten
Niet alle taken zijn even belangrijk of urgent. Daarom is het belangrijk om te prioriteren. Maak onderscheid tussen taken die vandaag moeten gebeuren, zaken die je later kunt oppakken, en taken die nog verder in de toekomst liggen. Door te werken met prioriteiten, zorg je ervoor dat de belangrijkste dingen altijd eerst gebeuren en voorkom je dat je verstrikt raakt in minder urgente zaken.
- Houd tijd vrij voor onvoorziene zaken.
Hoe goed je planning ook is, er zullen altijd onverwachte taken en verstoringen op je pad komen. Zorg daarom dat je in je agenda ruimte houdt voor onvoorziene zaken. Dit kan door bijvoorbeeld blokken “flexibele tijd” in te plannen waarin je kunt inspelen op ad-hoc verzoeken. Zo blijft je planning realistisch en kun je beter omgaan met veranderingen.
