Opdrachtgevers vragen ons vaak of wij een aanbestedingsmethodiek kunnen aanleveren waarmee maximale participatie en acceptatie geborgd kunnen worden. Het draagvlak voor de keuze van de leverancier en de applicatie moet de belangrijkste factor zijn in de procedure. Het moet geen IT-feestje worden.
Weerstand door gebrek aan betrokkenheid
Bij aanbestedingen van gebruikersoplossingen ontbreekt vooraf vaak aandacht voor draagvlak. Een applicatie wordt aanbesteed en geïntroduceerd, maar vervolgens ontstaat er weerstand bij een grote groep gebruikers. Een veelgehoorde reactie is dan:
‘IT heeft voor ons deze applicatie gekozen’.
Draagvlak creëren is daarom cruciaal voor een succesvolle implementatie. Het gaat hier niet om een IT-project, maar om een eindgebruikersproject. IT is ondersteunend en verantwoordelijk, samen met de leverancier, voor een goed werkende oplossing. Techniek is uiteraard belangrijk, maar inmiddels zo volwassen dat grote technische problemen meestal te voorkomen zijn.
Vaak wordt geprobeerd draagvlak te organiseren via een klankbordgroep of werkgroep. Maar die groep is meestal klein en alleen in het begin of tijdens de beoordeling betrokken. Wij vinden dat dit onvoldoende is. Gebruikersparticipatie is nodig tijdens het hele aanbestedingsproces om écht draagvlak te creëren.
Binnen het vakgebied is er wel eens terughoudendheid om interactie tussen gebruikers en leveranciers te organiseren. De ‘klik’ is lastig objectief te meten, dat erkennen we. Toch geloven wij dat participatie waardevol en verantwoord mogelijk is. Door samen richting een oplossing toe te groeien, ontstaat vertrouwen en acceptatie. Net zoals je in een relatie naar elkaar toe groeit.
Gebruikersparticipatie in drie fasen
Onze methodiek maakt het mogelijk om gebruikers op drie logische momenten te betrekken:
- Tijdens de consultatiefase
- Tijdens de onderhandelingsfase
- Tijdens de beoordelingsfase
We combineren hiervoor twee aanbestedingsprocedures: de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog. Deze zijn volgens de Aanbestedingswet bijzonder geschikt voor complexe ICT-opdrachten. Uiteraard zorgen wij voor een heldere, juridische motivering in het aanbestedingsdossier.
De aanbesteding bestaat in deze aanpak uit drie formele fasen:
- Selectiefase:
Er wordt een vooraf bepaald aantal leveranciers geselecteerd, waarmee de consultatiefase wordt doorlopen. - Consultatiefase:
De geselecteerde leveranciers beantwoorden mondeling (via een interactieve presentatie waarbij alle geïnteresseerde gebruikers ook aanwezig kunnen zijn) en schriftelijk een aantal zorgvuldig geformuleerde vragen over de eigen behoeftestelling. - Onderhandelingsfase:
De geselecteerde leveranciers maken hun voorlopige inschrijving/offerte en er vinden dialoogrondes plaats waarna de leveranciers hun definitieve inschrijving/offerte indienen. De beoordeling omvat een demo (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker), een gebruikerstest (door de gebruikers) en eventueel een interview (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker).
Meer weten?
Benieuwd naar een nadere uitwerking van deze methodiek? Of wil je weten waar we dit met succes hebben toegepast?
Neem gerust contact op via projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl
