HZ University of Applied Sciences heeft HIP Projectconsult gevraagd de procesbegeleiding te verzorgen voor de Europese aanbesteding voor een nieuwe planning- en roosterapplicatie. De hogeschool, met circa 5.000 studenten en opleidingen in Middelburg en Vlissingen, zocht een moderne SaaS-oplossing ter vervanging van het bestaande on-premise systeem.
De aanbesteding omvatte het leveren, implementeren, hosten en langdurig ondersteunen van een nieuwe applicatie voor plannen, roosteren, inzetplanning en koppelingen met o.a. HR- en studentinformatiesystemen
Doel van de opdracht
HZ wilde toewerken naar een toekomstbestendige standaard SaaS-oplossing die zonder maatwerk het volledige rooster- en planningsproces ondersteunt. Belangrijke voorwaarden waren onder andere een hoge betrouwbaarheid & beschikbaarheid, een soepele integratie met bestaande systemen en de mogelijkheid om de applicatie mee te laten groeien met ontwikkelingen binnen het onderwijs, zoals flexibilisering en hybride werken.
Gekozen procedure: Mededingingsprocedure met onderhandeling
HZ koos bewust voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (artikel 2.60 Aw) vanwege de complexiteit en de behoefte om onderdelen van de inschrijvingen te kunnen verduidelijken en optimaliseren.
Waarom deze procedure?
Deze procedure bood de ruimte om met inschrijvers in gesprek te gaan over onder meer de technische architectuur, koppelingen, securityaspecten en de implementatieaanpak. Hierdoor kon de aanbestedende dienst de inschrijvingen verder aanscherpen en onduidelijkheden wegnemen. Dit is iets wat binnen meer traditionele procedures beperkter is.
De voordelen voor HZ:
Deze keuze gaf HZ de mogelijkheid om beter inzicht te krijgen in de verschillen tussen de aangeboden oplossingen, risico’s in de implementatie te verkleinen en de kwaliteit van de voorstellen te verhogen. Bovendien werd het selectieproces efficiënter doordat maximaal drie partijen werden toegelaten tot de dialoogrondes.
Rol HIP Projectconsult
HIP Projectconsult begeleidde het traject van begin tot eind. Wij maakten de selectie- en gunningsleidraad, modereerden de dialoogrondes en ondersteunden de beoordelingscommissie in elke stap van het proces. Daarbij borgden we voortdurend de rechtmatigheid, transparantie en zorgvuldigheid die een Europese aanbesteding vereist.
Dankzij onze brede ervaring met complexe ICT-aanbestedingen en opdrachtgevers in het hoger onderwijs konden we HZ niet alleen procesmatig ontzorgen, maar ook inhoudelijk adviseren over strategische keuzes binnen het traject. Tijdens het proces hielden we scherp zicht op planning, besluitvorming, proportionaliteit en het creëren van een gelijk speelveld voor alle partijen.
Resultaat
De aanbesteding werd succesvol afgerond en leidde tot een gunning aan de economisch meest voordelige inschrijving op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding. HZ start inmiddels met de implementatie van een moderne en toekomstbestendige roosterapplicatie die beter aansluit op de behoeften van de organisatie en de ambities voor de komende jaren ondersteunt.
Met deze opdracht laat HIP Projectconsult opnieuw zien dat wij complexe aanbestedingen kunnen begeleiden met zowel procesmatige nauwkeurigheid als inhoudelijke expertise, altijd met het doel om opdrachtgevers volledig te ontzorgen en samen tot het best mogelijke resultaat te komen.
