In het vorige artikel over casusuitwerkingen stond één gedachte centraal:
“De nadruk ligt niet op het perfecte antwoord, maar op de aanpak en de manier waarop een partij communiceert, anticipeert en samenwerkt in de praktijk.” Diezelfde gedachte vormt de basis van een ontwikkeling binnen het aanbesteden: de casuspresentatie. Steeds vaker worden inschrijvers uitgenodigd om hun aanpak niet alleen op papier te tonen, maar ook fysiek toe te lichten aan de beoordelingscommissie van een aanbestedende dienst.
Waarom nu?
Waar platte teksten voorheen het onderscheid maakten, zien we door de komst van AI dat veel plannen steeds professioneler en vergelijkbaarder worden geschreven. Dat maakt het voor beoordelaars steeds lastiger om de échte meerwaarde van inschrijvers te beoordelen.
Juist daarom kan een presentatie van een casus uitkomst brengen. Het brengt de menselijke factor terug in de beoordeling en laat zien hoe een organisatie denkt, samenwerkt en kan overtuigen. In plaats van smaakmakende zinnen krijgen opdrachtgevers nu een eerlijker beeld van de organisatie die de opdracht gaat uitvoeren.
Bij HIP zien wij dit niet als een tijdelijke trend, maar als een logische stap in het kader van digitalisering, ook op het gebied van inkoop en aanbesteden. Als modern inkoopadviesbureau spelen wij hier vroegtijdig op in door aanbestedende diensten te helpen dit gunningscriterium zó in te richten dat ze onderscheidend, toetsbaar en transparant blijven.
Van angst naar kans
In de praktijk bestaat soms de angst dat presentaties leiden tot een mate van subjectiviteit. Die zorg is begrijpelijk, maar juist hier ligt een kans om ons vak verder te ontwikkelen. Door beoordelings- en gunningscriteria zorgvuldig op te bouwen en beoordelaars goed voor te bereiden, kunnen casuspresentaties objectief én waardevol worden beoordeeld. Het vraagt om vakmanschap, maar levert een veel rijker beeld op van de kwaliteit achter een inschrijving.
Juridisch kader en bewust gebruik
De Aanbestedingswet 2012 biedt ruimte voor casuspresentaties of interviews als onderdeel van de kwaliteitsbeoordeling, mits deze criteria duidelijk zijn verbonden met de opdracht en voldoen aan de beginselen van transparantie en objectiviteit.
Er zijn weliswaar hoge eisen aan de concretisering van de wijze van beoordelen. De gunningscriteria voor de presentatie mogen dus niet te vaag zijn of ruimte laten voor persoonlijke indrukken. Inschrijvers moeten weten waarop zij beoordeeld worden en de aanbestedende dienst moet kunnen motiveren waarom.
De meest overtuigende presentaties zijn niet die met de grootste beloftes, maar die waarin inhoud, ervaring en uitvoering samenkomen. De kracht van een casuspresentatie zit in dat het laten zien wat je vertelt, klopt met wat je doet.
Tot slot
Bent u op zoek naar een partner die vooruitdenkt, kansen ziet in verandering en helpt om beoordelingsprocessen toekomstbestendig te maken? Loopt uw organisatie ertegenaan dat onderscheidend vermogen bij inschrijvingen steeds moeilijker te beoordelen is?
Dan biedt HIP Projectconsult de oplossing: een team vol kennis en kwaliteit dat helpt bij het ontwikkelen van de juiste beoordelingscriteria, subgunningscriteria en opdrachtomschrijvingen. Zo kunnen inschrijvers laten zien hoe zij écht bijdragen aan de doelstellingen en is verzekerd dat het resultaat aansluit bij wat nodig is.
