Het contract is rond. De aanbesteding is succesvol afgerond. De leverancier is geselecteerd. Tijd om nu achterover te gaan leunen? Juist niet!
Want wat veel organisaties onderschatten is dat een goed afgesloten contract geen garantie voor goed resultaat is. Sterker nog, zonder actief contractmanagement haal je niet de maximale waarde uit je afspraken. En dat kost geld, kwaliteit en tijd.
Waarom is contractmanagement eigenlijk zo belangrijk?
- Het zorgt voor grip op prestaties, risico’s en samenwerking. Je houdt continu zicht op wat er geleverd wordt, waar mogelijke risico’s liggen en hoe de samenwerking verloopt. Met een duidelijk overzicht van afspraken, voortgang en knelpunten kun je actief sturen in plaats van reactief optreden. Zo voorkom je dat problemen pas zichtbaar worden als het eigenlijk al te laat is.
- Het zorgt voor grip op prestaties, risico’s en samenwerking. Je houdt continu zicht op wat er geleverd wordt, waar mogelijke risico’s liggen en hoe de samenwerking verloopt. Met een duidelijk overzicht van afspraken, voortgang en knelpunten kun je actief sturen in plaats van reactief optreden. Zo voorkom je dat problemen pas zichtbaar worden als het eigenlijk al te laat is.
- Het maakt het mogelijk om bij te sturen voordat het misgaat. Want contracten zijn niet statisch. Omstandigheden veranderen, behoeften verschuiven of nieuwe wetgeving speelt een rol. Door structureel te monitoren en evalueren behoud je de regie, ook als de situatie verandert.
- Het beschermt je organisatie tegen verrassingen, zowel juridisch als operationeel. Afspraken die niet duidelijk zijn vastgelegd of niet worden nageleefd, kunnen leiden tot verborgen kosten, vertragingen of discussies over verantwoordelijkheden. Goed contractmanagement voorkomt escalatie en houdt risico’s beheersbaar.
- Het voorkomt dat het contract “in de la verdwijnt”. Zolang er geen actieve opvolging is, blijft het contract liggen na ondertekening. Vaak wordt het pas weer erbij gepakt als er iets misgaat, en dan ben je eigenlijk al te laat. Door contractmanagement blijft het contract een levend document, waar je actief mee werkt, op stuurt en op evalueert gedurende de hele looptijd.
Toch gebeurt dat laatste nog te vaak. Herken je één of meerdere van deze signalen? Dan is je contract waarschijnlijk onvoldoende gemanaged:
- Er is geen vast aanspreekpunt (intern of extern) voor dit contract;
- Je weet niet precies wat de leverancier moet leveren, of wanneer
- KPI’s zijn vaag of ontbreken helemaal
- Evaluaties met de leverancier vinden nauwelijks of nooit plaats
- Problemen worden pas besproken als het al is geëscaleerd
Als je één of meerdere van deze punten herkent, is het tijd om serieus naar je contractmanagementproces te kijken. Want uiteindelijk gaat het niet om wat er op papier staat, maar om wat er daadwerkelijk gebeurt.
Hoe kan HIP Projectconsult hierin helpen?
Bij HIP Projectconsult ondersteunen we organisaties bij het opzetten, verbeteren en uitvoeren van contractmanagement. Soms vanaf dag één, tijdens of direct na de aanbesteding, soms als tijdelijke versterking bij een lopend contract dat extra aandacht vraagt.
Wat wij brengen? Onafhankelijkheid en expertise, praktische structuur in plaats van papieren tijgers, focus op resultaat en samenwerking en altijd een vast aanspreekpunt.
Wat het oplevert? Minder gedoe, betere prestaties van leveranciers, meer grip en voorspelbaarheid, maximaal rendement uit je contract, meer rust in de organisatie en hogere tevredenheid bij zowel interne stakeholders als leveranciers.
Extra toegevoegde waarde bij door ons voor u uitgevoerde aanbestedingen
Bij HIP Projectconsult stopt onze betrokkenheid niet bij de handtekening. Wij bieden gratis nazorg gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst. Je kunt ons altijd bellen voor ondersteuning bij implementatievragen, advies of hulp bij contractmanagement, ondersteuning bij juridische vraagstukken of als onafhankelijke sparringpartner bij operationele knelpunten.
Zo zorgen wij ervoor dat afspraken niet alleen op papier kloppen, maar ook in de praktijk blijven werken.
Heb jij een contract waar je je zorgen over maakt? Of komt er binnenkort een samenwerking aan die structurele opvolging verdient? Laten we kennismaken.
