Geen grip op uitgaven = risico op onrechtmatigheid: Dat was de realiteit bij een publieke organisatie die ons benaderde met een heldere, maar urgente vraag:
“Hoe krijgen we weer controle, overzicht en bewustwording in onze inkoop?”
De huidige situatie
De organisatie werkte zonder een vastgesteld inkoopbeleid en zonder een uniform inkoopproces. Medewerkers gingen vanuit goede intenties verplichtingen aan, maar vaak zonder volledig inzicht in de rechtmatigheid van uitgaven. Een spendanalyse ontbrak en three-way matching was niet ingericht, waardoor er onvoldoende grip was op verplichtingen, facturen en betalingen. Daarnaast werd gewerkt zonder duidelijke contractafspraken en zonder vastgestelde budgettaire kaders.
Dit had tot gevolg:
- Onvoldoende inzicht in uitgaven;
- een verhoogd risico op onrechtmatige bestedingen;
- weinig bewustzijn bij medewerkers over het verantwoord omgaan met publieke middelen.
Een voor veel organisaties herkenbare situatie: de dagelijkse praktijk wint het van structuur, met alle bijbehorende risico’s.
De aanpak
Vanuit HIP Projectconsult hebben we de casus integraal opgepakt. Niet door alleen beleid te schrijven, maar door strategie, proces én mens met elkaar te verbinden.
1. Analyse van de huidige situatie
We zijn gestart met een grondige analyse van de bestaande inkoopprocessen, contracten en leveranciers. Onderdeel hiervan was een spendanalyse om inzicht te krijgen in uitgavenpatronen, risico’s en optimalisatiemogelijkheden.
2. Ontwikkeling van inkoopbeleid en inkoopproces
Op basis van deze analyse is een nieuw inkoopbeleid opgesteld, passend binnen de Aanbestedingswet en afgestemd op de context van de organisatie.
Parallel hieraan is het inkoopproces ingericht, inclusief duidelijke spelregels, keuzematrices en een heldere rolverdeling. Three-way matching (bestelling – ontvangst – factuur) is daarbij als essentieel controlemechanisme opgenomen.
3. Borging via training en bewustwording
Beleid en processen werken alleen wanneer medewerkers deze begrijpen en toepassen. Daarom is een praktijkgericht trainingsprogramma opgezet. Medewerkers zijn meegenomen in:
- Het nieuwe inkoopproces
- Hun eigen rol en verantwoordelijkheden
- Het belang van rechtmatigheid en bewuste publieke uitgaven
Door interactieve workshops en het werken met concrete casuïstiek werd het geen ‘papieren werkelijkheid’, maar een aanpak die direct toepasbaar is in het dagelijks werk.
Wat heeft het opgeleverd?
De resultaten zijn concreet en meetbaar:
- de rechtmatigheid is aantoonbaar vergroot;
- onrechtmatige uitgaven zijn significant verminderd;
- three-way matching zorgt voor structurele controle op verplichtingen en betalingen;
- de spendanalyse biedt blijvend inzicht en relevante sturingsinformatie.
“Bewustwording bij medewerkers is sterk toegenomen, met meer begrip voor het belang van zorgvuldig omgaan met publieke middelen. Daarnaast beschikt de organisatie nu over een stevig fundament: een helder inkoopbeleid, een werkbaar proces en medewerkers die weten wat er van hen verwacht wordt.”
Herkenbaar?
Veel organisaties lopen tegen vergelijkbare vraagstukken aan: onvoldoende overzicht, gebrek aan duidelijke kaders en een grote afhankelijkheid van individueel handelen. Deze casus laat zien dat grip op inkoop niet begint bij systemen, maar bij een doordachte aanpak waarin beleid, proces en gedrag samenkomen.
Herken je deze uitdagingen binnen jouw organisatie en wil je weten hoe wij dit aanpakken? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag mee.
