Door Mats van den Bosch
In de reeks Aanbesteden is HIP delen we praktijkverhalen die laten zien hoe veelzijdig het aanbestedingsvak is. Soms zit de uitdaging in de procedure, soms in de markt. In deze praktijkcase vertelt Mats, Inkoop Consultant bij HIP, over een aanbestedingstraject voor de inhuur van extern personeel bij een gemeente.
Het bestaande contract voor externe inhuur dreigde zijn maximale waarde te bereiken, waardoor de gemeente een nieuwe aanbesteding moest starten. Tegelijkertijd werd dit moment aangegrepen om de manier waarop de externe inhuur was georganiseerd opnieuw te bekijken.
In plaats van meerdere leveranciers wilde de gemeente overstappen naar één partij die als Managed Service Provider (MSP) de volledige inhuur van extern personeel zou organiseren en coördineren.
Die combinatie maakte deze aanbesteding volgens Mats een traject dat zowel inhoudelijk als strategisch interessant was.
“Het ging niet alleen om het opnieuw aanbesteden van een contract, maar ook om een verandering in de manier waarop de gemeente haar inhuur organiseert.”
Van meerdere leveranciers naar één MSP
De belangrijkste opgave lag in de overgang naar een model met één Managed Service Provider. Waar voorheen meerdere partijen een deel van de inhuur verzorgden, moest één partij voortaan de volledige inhuur van extern personeel organiseren en coördineren.
Die verandering vroeg om een kritische blik op de bestaande eisen en werkwijze. Samen met het projectteam werd gekeken hoe de opdracht zo kon worden ingericht dat deze goed aansloot bij de nieuwe ambitie van de gemeente. De centrale gedachte was daarbij dat de organisatie volledig ontzorgd moest worden op het gebied van externe inhuur.
Dat uitgangspunt kwam duidelijk terug in het programma van eisen en in de gunningscriteria. Inschrijvers werd gevraagd een plan van aanpak in te dienen waarin zij beschreven hoe zij de overgang naar een MSP zouden implementeren en hoe zij de gemeente gedurende de looptijd van de overeenkomst zouden ondersteunen bij de uitvoering van de opdracht.
Marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding
Omdat de overstap naar een MSP een belangrijke wijziging was, is vooraf gekozen voor een marktconsultatie. Daarmee wilde het projectteam beter begrijpen hoe de markt tegen deze vorm van dienstverlening aankeek.
De marktconsultatie had meerdere doelen:
- Toetsen of een MSP-constructie passend was binnen de organisatie
- Inzicht krijgen in kansen voor duurzaamheid binnen de opdracht
- Inschatten of marktpartijen bereid waren om in te schrijven
Uit de marktconsultatie bleek dat de markt positief was over de gekozen richting van de aanbesteding. Ook in de daaropvolgende fase, tijdens de nota van inlichtingen, was de betrokkenheid groot. Volgens Mats kwamen er “inhoudelijk sterke en scherpe vragen vanuit de markt”, wat zorgde voor een goede interactie en hielp om onderdelen van de aanbesteding verder te verduidelijken.
Het projectteam meenemen in het proces
Een bijzonder aspect van dit traject was dat aanbesteden voor het projectteam binnen de gemeente relatief nieuw was. Daarom werd al bij de start aandacht besteed aan het uitleggen van het proces.
Tijdens de kick-off gaf Mats een presentatie over het volledige aanbestedingstraject, van marktconsultatie tot en met de gunning. Daarmee kreeg het team inzicht in de kaders, stappen en keuzes die in het proces gemaakt moesten worden.
Ook voorafgaand aan de beoordeling werd een consensuspresentatie verzorgd over de beoordelingsmethodiek. Dat hielp het team om gezamenlijk en gestructureerd tot een beoordeling te komen. Beide onderdelen werden door het projectteam volgens Mats als waardevol ervaren.
Inhoudelijke kennis en inkoopadvies combineren
In het traject speelde HIP een adviserende rol bij verschillende keuzemomenten. Denk aan de keuze voor de procedure, het opstellen van het programma van eisen en het formuleren van de gunningscriteria.
Volgens Mats zat de kracht vooral in de combinatie van expertise. De projectleiders beschikten over veel inhoudelijke kennis over de inhuur van personeel, terwijl vanuit HIP het inkoopadvies werd ingebracht. Samen leidde dat tot een aanbesteding die zowel inhoudelijk als procedureel stevig stond.
De opdracht heeft uiteindelijk geleid tot de contractering van een partij die de komende vier jaar verantwoordelijk is voor de uitvoering. De winnende inschrijver diende een sterk plan van aanpak in en behaalde daarmee de beste prijs-kwaliteitverhouding. Daarmee sluit het resultaat aan bij de oorspronkelijke ambitie van de gemeente: één partij die de organisatie volledig ontzorgt bij de inhuur van extern personeel.
Voor Mats zelf had het traject nog een extra dimensie. Het was zijn eerste aanbesteding. “Tijdens vrijwel iedere meeting leerde ik weer iets nieuws,” zegt hij. Dat varieerde van gespreksvoering tot inhoudelijke kennis over inkoop en externe inhuur. Juist die afwisseling maakt het werken aan aanbestedingen voor hem interessant: dezelfde inkoopkennis toepassen, maar telkens in een nieuwe context en bij een andere ambitie van een opdrachtgever.
