De uitdaging
Een middelgrote gemeente stond voor de uitdaging om haar inkoop- en externe inhuurprocessen te professionaliseren. Er was weinig overzicht over de lopende contracten met leveranciers en ingehuurde professionals. Bovendien waren er verschillen in hoe afdelingen interim-krachten en consultants betrokken, wat leidde tot inefficiënties en hogere kosten. De gemeente wilde niet alleen meer grip op deze processen krijgen, maar ook een strategie ontwikkelen om duurzamer en kostenbewuster in te kopen.

De aanpak van HIP
De gemeente schakelde HIP in om te ondersteunen bij het verbeteren van de processen en het aantrekken van de juiste expertise. Onze aanpak bestond uit drie pijlers:

1. Analyse en strategieontwikkeling
   HIP startte met een uitgebreide analyse van de inkoopprocessen en de inzet van interim-professionals. We identificeerden verbeterpunten, zoals het ontbreken van gestandaardiseerde afspraken, versnipperde contracten en een gebrek aan inzicht in de prestaties van leveranciers. Op basis van deze inzichten ontwikkelden we een strategisch plan gericht op kostenbesparing, procesoptimalisatie en duurzaamheid.
2. Detachering van interim-expertise
   Om direct actie te ondernemen, plaatsten we een ervaren interim-inkoopadviseur binnen de gemeente. Deze professional bracht structuur aan in de contracten, standaardiseerde de inkoopprocedures en begeleidde afdelingen bij aanbestedingen. Dit gaf de gemeente de ruimte om zich te focussen op haar kerntaken terwijl verbeteringen werden doorgevoerd.
3. Werving & Selectie (W&S)
   Voor een structurele oplossing begeleidde HIP de gemeente bij het werven van een vaste inkoopcoördinator. Dit proces omvatte het opstellen van een functieprofiel, het werven van geschikte kandidaten en het ondersteunen bij de selectie en onboarding. Hierdoor was de gemeente verzekerd van continuïteit en stabiliteit.

Het resultaat
Binnen zes maanden realiseerde de gemeente:

• Kostenbesparingen van 12% door het heronderhandelen van leverancierscontracten en het centraliseren van externe inhuur.
• Betere naleving van beleid, dankzij uniforme procedures voor alle afdelingen.
• Duurzamere inkooppraktijken, met meer focus op maatschappelijk verantwoord ondernemen.
• Een succesvolle aanstelling van een vaste inkoopcoördinator, die de verbeteringen blijvend implementeert.

Waarom HIP?
Volgens de opdrachtgever:
“HIP bracht precies wat we nodig hadden: duidelijke inzichten, snelle acties en een partner die zowel de korte als lange termijn voor ogen houdt. Dankzij hun brede expertise hebben we nu niet alleen onze processen op orde, maar ook de juiste mensen op de juiste plek.”