Van inkoper in de private sector naar inkoopconsultant in de publieke sector

Na bijna 7 jaar als inkoper gewerkt te hebben voor verschillende bedrijven in de private sector ben ik aan de slag gegaan bij HIP als inkoop consultant. Het leek mij een mooie kans om naast mijn ervaring in de private sector ook kennis op te kunnen doen van het inkopen binnen de publieke sector. Ik ben gelijk begonnen met een cursus Europees aanbesteden en kwam er al snel achter dat het inkopen of het ook wel genoemde aanbesteden in de publieke sector toch heel anders in elkaar steekt.

De private sector

Het grootste verschil is dat er in de private sector altijd een commerciële drijfveer achter het inkopen zit. Zo werkte ik altijd met commerciële doelstellingen die gingen over besparingen, marges en nieuwe bonusafspraken. Daarnaast was ik altijd bezig met het relatiebeheer van de partners waarmee we veel samenwerkten en goede business deden. Een ander belangrijk verschil is dat er altijd ruimte was voor onderhandelingen. Als ik naar nieuwe producten of leveranciers op zoek ging, was ik vrij om mij te oriënteren op de markt en na de juiste afwegingen gemaakt te hebben tussen de prijs en de kwaliteit, de producten bij het gekozen bedrijf in te kopen. De markt ligt open. Het inkopen binnen de private sector is dus redelijk makkelijk uit te leggen en er zitten veel minder procedures, regels en jurisprudentie aan vast. De commerciële drive en het belang van relatiemanagement die je vanuit de private inkoop meekrijgt spelen vaak niet dezelfde rol in de publieke sector.

De publieke sector

In de publieke sector ligt dit anders, want het geld wat de overheid uitgeeft moet natuurlijk verantwoord kunnen worden en het inkoopproces heet hier aanbesteden. Alle richtlijnen hiervoor komen voort uit 4 belangrijke beginselen: Non-discriminatie, Gelijke behandeling, Transparantie en Proportionaliteit. Dit zijn natuurlijk mooie beweegredenen om in te kopen, waardoor er veel meer wordt gekeken naar gelijke kansen en de mate van de kwaliteit van de aanbieding. Waarbij er in de private sector vaak een groot commercieel belang is, waardoor soms de kwaliteit van producten uit het oog wordt verloren, valt het mij op dat dit in de publieke sector soms andersom is. De focus ligt veel meer op de kwaliteit waarbij uitkomen op de beste prijs niet altijd vanzelfsprekend is. Van tevoren goed onderzoek doen naar de markt en je uitvraag op de juiste manier naar buiten brengen is belangrijk, want daarna is er zoals dat in de private sector wel kan, niet alle ruimte voor onderhandelingen. Je inkopen goed uitvragen is belangrijk en daarbij moet je rekening houden met het volgen van de juiste procedure, waarbij het de kunst is niet door alle procedures en regels het daadwerkelijke doel uit het oog te verliezen.

Van elkaar leren

Beide sectoren kunnen als je het mij vraagt veel van elkaar leren. De private sector kan veel hebben aan de manier waarop aanbestedingen worden voorbereid en het marktonderzoek dat daar vaak aan vooraf gaat. Dit zou veel kwaliteitsproblemen voorkomen en een goed inzicht geven in de markt. De publieke sector kan van de private sector leren doelmatiger te werken en alle regels en procedures te zien als een hulpmiddel en niet het doel. Ook kunnen ze leren van het commerciële aspect van de private sector en zou er zo nog veel geld bespaard kunnen worden.

Geschreven door: Wietske Kamp