Van goed naar nóg beter aanbesteden
Op vrijdag 29 september verwelkomde Holland Inkoop Professionals Sander Bastianen als gastspreker. Sander sprak over het programma Beter Aanbesteden, dat is gericht op het verbeteren van het inkoopproces en de dialoog en samenwerking tussen overheden en ondernemers.
Na de presentatie over Programma Beter Aanbesteden kregen wij nog een les over het Uitgangspunt 3A4. Hier leerde we over hoe een uitvraag korter gemaakt kan worden, het uitgangspunt zou dan zijn ‘3A4’.
“Tijdens deze presentaties hebben wij geleerd hoe we van goed, naar nóg beter kunnen aanbesteden”
Hoe kunnen we nóg beter aanbesteden?
Als we streven naar betere aanbestedingen, is het van cruciaal belang om onze strategische doelen scherp te stellen. We willen inkoopbeleid dat vriendelijk is voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB) en de lokale economie stimuleert. Innovatie en maatschappelijk verantwoord inkopen staan voorop. Tegelijkertijd moeten inkoopvoorwaarden, contracten, prijsindexering en prijsstijgingen redelijk en billijk zijn.
Een slimme extra stap in het inkoopproces is het opzetten van ‘categorie teams’. Deze teams bestaan uit experts op het gebied van de goederen of diensten die je wilt inkopen, contractmanagers, inkopers, en soms zelfs leveranciers. Samen werken ze aan langetermijnplanning, innovatie, duurzaamheid en het begrijpen van marktontwikkelingen, waardoor inkoop echt impact kan hebben.
Klantbetrokkenheid is van groot belang. Dit omvat training voor opdrachtgevers en het maken van plannen voor de komende 3-5 jaar. Het betrekken van de markt en leveranciers bij evaluaties en het bevorderen van samenwerking binnen categorie teams dragen bij aan een efficiëntere en effectievere aanbesteding.
Het racewagenmodel legt de nadruk op duidelijke specificaties en passende aanbestedingsvormen om MKB-vriendelijkheid te waarborgen. Het sleutelwoord is voorbereiding: een goede start is essentieel. Dialoog met de markt, eerlijkheid en transparantie zijn hierbij cruciaal. Bij het contracteren is het belangrijk om de samenwerking goed vast te leggen en regelmatig te evalueren.
Kortom, de weg naar betere aanbestedingen begint met een goede voorbereiding en het betrekken van de juiste mensen. Het racewagenmodel fungeert als jouw gids naar verbetering. Dus, de boodschap is helder: begin op tijd en breng je inkoopbeleid naar een hoger niveau.
Uitgangspunt 3A4, wat houdt dat in?
Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4 is een benadering om de administratieve lasten bij aanbestedingen te verminderen. Het doel is om de essentie van de opdracht op ongeveer 3 A4’tjes in begrijpelijke taal te beschrijven, waardoor aanbestedingen toegankelijker worden, met name voor kleinere bedrijven.
De voordelen van deze aanpak zijn talrijk en verdienen aandacht.
– Administratieve Lasten Verminderen: Een kortere en bondige uitvraag kan de administratieve lasten aanzienlijk verminderen voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers. Minder lees- en schrijfwerk vertaalt zich in efficiëntere processen.
– Focus op Samenwerking: Een beknopte uitvraag moedigt samenwerking aan door minder nadruk te leggen op de procedurele aspecten en meer op het gezamenlijke doel van de opdracht.
– Toegankelijkheid en Begrijpelijkheid: Een kortere uitvraag is doorgaans geschreven in begrijpelijke taal, waardoor het voor een breder publiek toegankelijk is. Dit vergroot het bereik en kan meer inschrijvingen opleveren.
– Meer Aandacht voor Doelstellingen: Minder nadruk op procesbeschrijvingen betekent meer ruimte om de doelstellingen van de opdracht te benadrukken. Dit helpt om de match tussen vraag en aanbod te verbeteren.
Het in de praktijk brengen van deze aanpak vereist echter zorgvuldige overweging. Het is van belang om de uitvraag aantrekkelijk te maken en tegelijkertijd functioneel te specificeren. Risico’s die zelden voorkomen kunnen worden weggelaten, terwijl digitale middelen zoals infographics of animaties kunnen worden ingezet om complexe concepten eenvoudiger uit te leggen.
“Het uitgangspunt 3A4 is erg verhelderend, het helpt je nadenken”
In een notendop laat deze benadering zien dat een bondige uitvraag, zoals ‘Uitgangspunt 3 A4’, de weg vrijmaakt voor efficiëntere en effectievere aanbestedingen, en dat de nadruk ligt op het bereiken van de essentie van de opdracht en het vergroten van de participatie.
