Als consultant wil ik graag van extra toegevoegde waarde zijn bij mijn opdrachtgevers. Zo neem ik graag administratieve inkoopprocessen onder de loep. Waar veel mensen hier juist liever van wegblijven, pak ik dit graag met beide handen aan. Want juist aan de administratieve kant van inkoop valt nog zóveel te behalen.

Bij een van mijn opdrachtgevers heb ik het aanmaakproces van nieuwe crediteuren geoptimaliseerd. Dit proces ligt binnen de inkoopafdeling en bestaat voornamelijk uit het registreren van nieuwe leveranciers in de supplier masterdata. 

Voor de implementatie van het nieuwe inkoopsysteem was dit een volledig handmatig proces uitgevoerd door enkele inkoopmedewerkers. Kort door de bocht uitgelegd, ontving de inkoopafdeling eerst een ingevuld Excel template en voerden zij vervolgens de gegevens in het systeem in volgens een vaste werkwijze. Dit proces werd maandelijks wel 30 tot 50 keer uitgevoerd. Wanneer je dat gaat uitdrukken in tijd dan kom je erachter dat het wekelijks toch best wel veel tijd gekost heeft van deze inkoopmedewerkers. Denk alleen al aan het vele emailverkeer wat kan ontstaan. 

Na de aanschaf en implementatie van het nieuwe inkoopsysteem verloopt dit proces volledig via een workflow. Dat gaat nu als volgt:

–        Een aanvrager maakt een nieuwe leveranciersaanvraag aan via het aanvraagformulier beschikbaar gesteld in het inkoopsysteem.

–        Een inkoper van die categorie ontvangt vanuit het systeem de taak om de aanvraag te beoordelen en controleert op criteria zoals: ‘hebben we hier niet al een gecontracteerde leverancier of preferred supplier(s) voor’? 

–        Na goedkeuring van de inkoper ontvangt de leverancier een email waarin toegang wordt gegeven tot een vragenlijst voor de verdere registratie. In de vragenlijst worden alle benodigde bedrijfsgegevens, documenten en certificeringen gevraagd.

–        Na ontvangst van de gegevens, documenten en certificeringen worden deze beoordeeld en goedgekeurd door inkoop. Bij deze controle wordt er voldaan aan het Inkoop en Compliance beleid.

–        De leverancier krijgt een automatisch gegenereerd crediteurennummer in het inkoopsysteem en wordt beschikbaar voor het aanmaken van bestellingen en het verwerken van facturen.

De belangrijkste verschillen tussen toen en nu is dat het proces nu volledig via een workflow verloopt. De inkoopmedewerker krijgt een taak en daarin kunnen zij goedkeuren, meer informatie opvragen of afkeuren. De bedrijfsgegevens worden door de leverancier zelf ingevuld via de vragenlijst en via hun account permanent onderhouden. Die gegevens worden automatisch overgenomen bij de aanmaak van een nieuw crediteurennummer in het inkoopsysteem.

Ook documenten en certificeringen zoals inkoopvoorwaarden of duurzaamheids- en andere gedragscodes worden via de vragenlijst aangeleverd. Alles wordt automatisch gearchiveerd en is ten alle tijden terug te halen met versiegeschiedenis. Je kunt in principe geen stap overslaan. Dit voorkomt ook veel emailverkeer intern en met leveranciers.

Taken in het proces worden aan de juiste persoon toegewezen en het is via rapportages en overzichten in het systeem duidelijk te zien bij wie welke actie wanneer ligt, ook wanneer dit bij de leverancier ligt. Zoals je leest dus nog weinig tot geen administratieve, handmatige handelingen meer voor de inkoopmedewerkers.

Daar nog bovenop handhaaf je als inkoopafdeling ook nog eens maverick buying. Dit klinkt voor vele inkoopmedewerkers met een administratief werk vast als een droom! 

Uiteraard waren er ook vele uitdagingen bij de implementatie. Zowel op technisch vlak, als op draagvlak bij gebruikers intern en leveranciers om mee te werken aan de vragenlijst. Het heeft een halfjaar geduurd voordat dit proces gestroomlijnd is gaan lopen. Uiteindelijk is de doorlooptijd van een leveranciersaanvraag t/m de beschikbaarheid van het crediteurennummer in het systeem geslonken van gemiddeld 2 maanden(!) naar 8 dagen. 

Wat waren dan de grootste uitdagingen en hoe is dit opgelost?

1.     Leveranciers reageerden niet binnen de gewenste doorlooptijd op de vragenlijst

a.     De vragenlijst kwam in de SPAM mailbox terecht

Je kunt niet voorkomen dat een automatisch gegenereerde email in de SPAM mailbox komt. Daarom stuurt de inkoopmedewerker handmatig een email vanuit de inkoop mailbox. Dit was overigens wel een standaard mailtje waarvan de tekst kant- en klaar als template klaar staat.

b.     De leverancier begreep niet waar de vragenlijst vandaan kwam

De aanvragers en inkopers weten inmiddels dat zij de leverancier tijdens het contracteren het beste alvast kunnen voorbereiden op dat een dergelijk proces vereist is en dat zij een uitnodiging kunnen verwachten voor het registratieproces als nieuwe leverancier.

c.     Het was voor leveranciers niet duidelijk dat dit een vereiste actie was alvorens er überhaupt een factuur kan worden betaald

De teksten in de uitnodigingen zijn verbeterd waarin duidelijk wordt gecommuniceerd dat dit een vereiste is alvorens er een bestelling of factuur kan worden verwerkt. Dit zorgt ervoor dat de leverancier gemotiveerd wordt om mee te werken.

d.     De leverancier begreep het systeem van de vragenlijst niet

De uitnodiging bevat altijd een handleiding en een verwijzing naar een support emaildesk. 

2.      Er was geen sturing op de doorlooptijd van dit proces

a.     Er waren geen doorlooptijden afgesproken

De ambitie was gesteld om de doorlooptijd terug te dringen naar 5 werkdagen (van aanvraag tot aan beschikbaarheid van het crediteurennummer)

b.     Te lang openstaande registraties werden niet opgevolgd door inkoopmedewerkers

Via rapportages wordt er gemonitord op achterstallige aanvragen en registraties. De taakverantwoordelijken krijgen herinneringen. Wanneer je dit wekelijks bijhoudt, kost dit relatief erg weinig tijd.

Ik kijk terug op een succesvolle optimalisatie. Hopelijk heb ik je hiermee geïnspireerd om de optimalisatie van administratieve inkoopprocessen niet uit de weg te gaan maar juist met beide handen aan te pakken!