Het vinden van de juiste professional voor een tijdelijke opdracht is belangrijk. Werk je binnen de overheid? Dan verloopt dit vaak via een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) of een broker. In dit artikel geef ik je praktische handvatten en tips om je aanvraag zo goed mogelijk te vertalen. Zo vergroot je de kans op de juiste match.
Achtergrond
Zelf werkte ik enkele jaren bij een Managed Service Provider (MSP) binnen het domein van externe inhuur. Ik ondersteunde publieke organisaties die gebruikmaakten van een DAS of brokerdienst. Dit deden ze om op een rechtmatige manier extern personeel in te huren, conform de Aanbestedingswet.
Tweeënhalf jaar geleden maakte ik de overstap naar de leverancierskant. Sindsdien werk ik dagelijks samen met MSP’s en brokers in opdrachten voor onze klanten. Het werken met een MSP of broker helpt organisaties bij het stroomlijnen van hun inhuurproces. Ze zorgen voor efficiënte procedures, inzicht in het inhuurlandschap en vaak ook kostenbesparing. Maar dit vraagt ook wat van jou als opdrachtgever of inhurende manager.
In mijn MSP-tijd heb ik duizenden aanvragen uitgezet. 98% daarvan werd succesvol ingevuld. Hoe? Door in gesprek te gaan met de inhurende manager, vergelijkbare aanvragen te analyseren en gericht advies te geven. Juist die vertaling van jouw behoefte naar een concrete aanvraag maakt het verschil.
Werking DAS
Een DAS bestaat uit eisen en wensen.
- Eisen: hier moet de professional aan voldoen. Anders valt de kandidaat direct af.
- Wensen: dit zijn pre’s. Door hier punten of percentages aan te koppelen, geef je aan hoe belangrijk je het vindt.
Denk goed na over wat echt nodig is. Moet iemand een WO-diploma hebben, of volstaat ook een HBO-diploma met meer ervaring? Stel jezelf altijd de vraag: waarom is dit een harde eis?
Tips voor je een aanvraag gaat uitzetten:
Voordat je een vacature of opdracht gaat uitzetten, het zij via een MSP of een DAS in eigen beheer dan is het handig om de volgende vragen eerst aan jezelf te stellen:
Wat zoek ik?
Zorg dat de opdrachtomschrijving klopt met wat je zoekt én verwacht tijdens de inhuurperiode. Heb je alleen een standaardtekst voor vaste werving? Pas deze dan aan.
Voorbeeld:
- Inventariseren van bestaande verzekeringen in relatie tot een risicoanalyse;
- Uitvoeren en begeleiden van een aanbestedingstraject voor een nieuwe verzekering;
- Onafhankelijk adviseren over marktoriëntatie en contractmanagement;
- Bemiddelen tussen verzekeringsmaatschappijen en opdrachtgever (contracteren)
Wat vind ik nou belangrijk?
Wat is de reden van je aanvraag? Pas je eisen daar op aan. Ga na wat écht een harde eis is. Soms vallen goede professionals af omdat er te veel eisen zijn geformuleerd. Denk aan ervaring of kennis: moet iemand hieraan voldoen of is het wenselijk?
Voorbeeld van goed geformuleerde eisen:
- Professional beschikt over kennis en ervaring met verzekeringen;
- Heeft minimaal twee vergelijkbare aanbestedingen begeleid;
- Heeft ervaring binnen de publieke sector.
Wat vind ik fijn, maar is niet per se van belang?
Vertaal je inhuurbehoefte goed naar een mix van eisen en wensen. Houd rekening met de reden van je aanvraag. Heb je al expertise op de afdeling? Dan hoeft een tijdelijke kracht dat niet ook te hebben, maar is het misschien wel wenselijk.
Voorbeeld van goed geformuleerde wensen:
Ervaring als inkoopadviseur overheid
→ <5 jaar = 0 punten, 6–8 jaar = 15 punten, 9+ jaar = 30 puntenten).
Ervaring met Tenderned
→ Ja = 5 punten, nee = 0 punten
Aantal aanbestedingen begeleid
→ 0–2 = 0 punten, 3–5 = 10 punten, 6+ = 20 punten
Wat is mijn budget?
Vraag je MSP of broker wat een realistische tariefrange is. Zij zetten dagelijks vergelijkbare aanvragen uit en hebben zicht op wat marktconform is. Laat je tarief eventueel open, mits er voldoende budget is. Of geef een maximaal tarief aan, bijvoorbeeld als het budget vastligt.
Is mijn netwerk van (huidige) leveranciers aangesloten bij de broker, in het DAS of bij de MSP?
Soms wil je graag samenwerken met bestaande leveranciers. Check dan of zij zijn aangesloten bij het systeem dat je gebruikt. Vraag je MSP hen uit te nodigen om zich aan te sluiten. Of benader ze zelf. Zo zorg je dat ook vakspecialistische partijen kunnen meedoen via een rechtmatige route.
Het lijkt veel, zeker als je ‘gisteren’ al iemand nodig had. Maar wil je de juiste professional vinden, dan is het belangrijk om hier bewust mee om te gaan.
Kom je er zelf niet uit? De MSP of broker is er om je te helpen. En is je aanvraag specifiek gericht op inkoop of contractmanagement? Dan helpen wij je daar uiteraard ook bij, zowel met advies als met invulling van de rol.
Succesvolle invullen?
Is de opdracht gestart? Blijf dan in gesprek met de leverancier of zzp’er over de voortgang. Doe dit direct met hen, niet alleen via de MSP. De leverancier is verantwoordelijk voor de inzet en kan indien nodig bijsturen.
Bespreek ook de evaluatie van de broker- of DAS-dienstverlening. Doe dit niet alleen vanuit opdrachtgeverszijde, maar betrek ook je leveranciers hierbij.
Ik schreef al eerder over de samenwerking met brokers en MSP’s, maar ik blijf het herhalen: blijf in gesprek met je leveranciers. Zo krijgen zij niet alleen zicht op de harde eisen, maar ook op sfeer, cultuur en persoonlijkheid van jouw team of organisatie.
Een kandidaat kan op papier perfect passen, maar het is nóg belangrijker dat iemand goed past binnen jouw organisatie.
