HIP Project consult | Draagvlak creëren bij IT-aanbestedingen
Opdrachtgevers vragen ons vaak of wij een aanbestedingsmethodiek kunnen aanleveren waarmee maximale participatie en acceptatie geborgd kunnen worden. Het draagvlak voor de keuze van de leverancier en de applicatie moet de belangrijkste factor zijn in de procedure. Het moet geen IT-feestje worden.
Het gebrek aan vooraf georganiseerde draagkracht-initiatieven komt vaak voor bij aanbestedingen van gebruikersoplossingen. Een applicatie of oplossing wordt aanbesteed en bij introductie van de dienst is er aanzienlijke weerstand door een grote groep gebruikers. Een veelgehoorde opmerking is dan:
‘IT heeft voor ons deze applicatie gekozen’.
Het creëren van draagvlak in de organisatie is een eerste belangrijke stap in een succesvolle adoptie van een oplossing. Zorg er daarom voor dat het geen volledig IT-feest wordt. Het is immers geen IT-project, maar een eindgebruikersproject. IT is slechts dienend en moet zorgen (i.c.m. de leverancier) voor de correcte werking van de oplossing. Uiteraard is techniek (en dat een oplossing werkt) een absolute voorwaarde, maar techniek is inmiddels zo volwassen dat de grote problemen op dit aspect niet te verwachten (en vrij eenvoudig te voorkomen en te managen) zijn.
Draagvlak wordt vaak georganiseerd door het laten participeren van een beperkt aantal gebruikers in een werkgroep of klankbordgroep. Deze beperkte groep vertegenwoordigt de gehele organisatie en wordt voornamelijk voorafgaand aan een aanbesteding of in beperkte mate tijdens de beoordelingsfase van een aanbesteding ingezet.
Ons inziens is hét aspect voor draagvlakcreatie gebruikersparticipatie en gebruikersbetrokkenheid tijdens de aanbesteding en zoveel mogelijk.
Er is binnen ons vakgebied vaak een redelijk grote terughoudendheid om interactie tussen potentiële leveranciers en gebruikers te organiseren tijdens een aanbesteding. Wij geven toe, het beoordelen van de ‘klik’ met een leverancier is niet tot nauwelijks objectief te maken.
Maar participatie van gebruikers, om tijdens de aanbesteding al gevoel bij een leverancier en zijn oplossing te krijgen, kan ook door samen naar de definitieve keuze van een oplossing toe te groeien.
Net als je als persoon zou doen in een relatie. Dit ‘naar elkaar te groeien’ gebeurt in onze methodiek op ten minste drie momenten in de aanbestedingsprocedure:
- Tijdens de consultatiefase
- Tijdens de onderhandelingsfase
- Tijdens de beoordelingsfase
Wij maken dit aantal contactmomenten mogelijk door het combineren van een tweetal procedures, namelijk de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog. Beide procedurevormen zijn niet vrij toepasbaar, maar de toelichting op de Aanbestedingswet geeft aan dat deze procedurevormen vooral geschikt zijn om toe te passen bij meer complexe ICT-opdrachten. HIP Projectconsult zal uiteraard zorgdragen voor een onderbouwende notitie in het aanbestedingsdossier met afdoende motivering.
De aanbesteding bestaat in deze aanpak uit drie formele fasen:
- Selectiefase: er wordt een vooraf bepaald aantal leveranciers geselecteerd, waarmee de consultatiefase wordt doorlopen.
- Consultatiefase: de geselecteerde leveranciers beantwoorden mondeling (via een interactieve presentatie waarbij alle geïnteresseerde gebruikers ook aanwezig kunnen zijn) en schriftelijk een aantal zorgvuldig geformuleerde vragen over de eigen behoeftestelling.
- Onderhandelingsfase: de geselecteerde leveranciers maken hun voorlopige inschrijving/offerte en er vinden dialoogrondes plaats waarna de leveranciers hun definitieve inschrijving/offerte indienen. De beoordeling omvat een demo (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker), een gebruikerstest (door de gebruikers) en eventueel een interview (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker).
Benieuwd naar een verdere uitwerking van deze methodiek of wil je weten waar wij deze methodiek al succesvol toegepast hebben?
Neem gerust contact op met projectconsult@hollandinkoopprofessionals.nl
