Werk jij voor jouw externe inhuur met een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) of een Broker? Maak een goede vertaling van je uitvraag!
By Uncategorized

Ik weet hoe belangrijk het is om de juiste professional te vinden voor jouw tijdelijke opdracht. Is dit binnen de overheid, dan dient dit vaak via een DAS of een broker te gaan. Graag geef ik handvatten en tips om je aanvraag zo goed mogelijk te vertalen in een DAS om de juiste professional te vinden. Lees snel verder voor de tips.

Achtergrond

Om wat meer context te bieden: Ik heb enkele jaren gewerkt bij een Managed Services Provider (hierna MSP) in het domein van externe inhuur. Mijn rol omvatte het ondersteunen van publieke organisaties die Dynamische Aankoopsystemen (DAS) of Brokerdiensten hadden aanbesteed voor het wettig inhuren van externe medewerkers in overeenstemming met de Aanbestedingswet.

Ruim tweeënhalf jaar geleden maakte ik de overstap naar de leverancierskant en begon ik zelf te ervaren hoe het is om met MSP’s en Brokers samen te werken voor onze opdrachtgevers. Het inschakelen van MSP’s en Brokers voor de inkoop/inhuur van personeel wordt steeds vaker gebruikt door organisaties om de complexiteit van externe inhuur te beheren en inzicht te geven in je  inhuurdomein. Hoewel MSP’s zorgen voor efficiënte processen, een breed netwerk van leveranciers en kostenbesparingen, vraagt dit ook nog wat van jou als opdrachtgever cq. inhurende manager.

In de tijd dat ik voor de MSP heb gewerkt, heb ik duizenden aanvragen uitgezet en van die aanvragen 98% kunnen invullen. Hoe ik dat deed? In gesprek gaan met de inhurende manager, vergelijkbare aanvragen vanuit de markt naast elkaar leggen en op basis daarvan een advies geven. Dit gesprek is vooral belangrijk om de vertaling van jouw aanvraag te maken door de MSP om de juiste match te vinden!

Werking DAS

In het DAS wordt de aanvraag gespecificeerd in eisen en wensen. Zoals het al zegt, zijn eisen een eis waaraan voldaan moet worden. Voldoet de professional niet aan de gestelde eis, dan valt de professional direct af. Wensen zijn eigenlijk de pré’s en door het aantal punten of procenten mee te geven, geef je aan hoe goed je dit waardeert. Moet iemand bijvoorbeeld als eis echt een WO diploma hebben en 5 jaar ervaring? Of vind je de ervaring belangrijker dan het diploma? Stel jezelf de vraag waarom je wilt dat de professionals een WO-diploma moeten hebben of dat een Hbo-diploma ook voldoende is of dat je het wellicht helemaal weg laat en je focust op de ervaring van de professional.

Tips voor je een aanvraag gaat uitzetten

Voordat je een vacature of opdracht gaat uitzetten, het zij via een MSP of een DAS in eigen beheer dan is het handig om de volgende vragen eerst aan jezelf te stellen:

Wat zoek ik?

Belangrijk is om de juiste en passende opdrachtomschrijving eraan toe te voegen, zodat de MSP en de leveranciersdirect kunnen zien wat er gezocht wordt, maar ook wat er verwacht wordt. Heb je bijvoorbeeld alleen een vaste werving tekst, omdat je deze niet ingevuld krijgt? Zorg wel dat je deze aanpast naar wat je zoekt en verwacht tijdens de inhuurperiode.

Voorbeeld:

  • Inventariseren van bestaande verzekeringen in relatie tot een te maken risicoanalyse;
  • Uitvoeren en begeleiden van het aanbestedingstraject voor een nieuwe verzekering;
  • Onafhankelijk adviseren in het kader van de aanbesteding met betrekking tot marktoriëntatie en contractmanagement;
  • Bemiddelen tussen verzekeringsmaatschappijen en de opdrachtgever (contracteren).

Wat vind ik nou belangrijk?

Hier kan je het beste naar kijken per aanvraag en wat is de reden van de aanvraag? Op basis van de reden, pas je de eisen die je stelt aan. Overweeg ook hoe belangrijk je iets vindt. Bij een eis vallen vaak goede professionals af, omdat er geregeld veel eisen worden gesteld waar niet elke professional aan voldoet, terwijl de professional de opdracht/aanvraag prima kan uitvoeren. Denk bij de eisen aan ervaring en kennis en maak onderscheid in moet de professional hieraan voldoen of is dit wenselijk.

Voorbeeld van goed geformuleerde eisen:

  • Professional beschikt over kennis en ervaring van verzekeringen;
  • Professional heeft werkervaring met minimaal 2 vergelijkbare aanbestedingstrajecten;
  • Professional heeft ervaring binnen de publieke sector.

Wat vind ik fijn, maar is niet per se van belang?

Maak een goede vertaling in wensen/eisen vanuit je inhuurbehoefte en neem de reden van aanvraag hierin mee. Soms heb je al bepaalde expertise op de afdeling waardoor dit bij de tijdelijke inhuurprofessional niet vereist is, maar wenselijk. Op basis van de reden, pas je de eisen en wensen hierop aan. Denk aan specifieke kennis van bepaalde systemen. Vind je het fijn als iemand het wel heeft? Neem het mee als wens. De professional die ook aan de wensen voldoet scoort automatisch hoger op de wensen en komt hoger in de ranking.

Voorbeeld van goed geformuleerde wensen:

  • Professional beschikt over ervaring met Tenderned

Professional beschikt over ervaring met Tenderned (5 punten);

Professional beschikt niet over ervaring met Tenderned 0 punten.

  • Professional heeft ervaring met minimaal 2 aanbestedingstrajecten.

0 – 2 aanbestedingstrajecten (0 punten);

3 – 5 aanbestedingstrajecten (10 punten);

Meer dan 6 aanbestedingstrajecten (20 punten).

  • Professional heeft 5 jaar ervaring als inkoopadviseur binnen de overheid.

Minder dan 5 jaar (0 punten);

Tussen de 6 en 8 jaar (15 punten);

Meer dan 9 jaar ervaring (30 punten).

Wat is mijn budget?

Welke tariefrange ziet de MSP? Wat is realistisch in de huidige markt? MSP’s en brokers zetten honderden tot duizenden aanvragen uit en vaak vergelijkbare aanvragen. Het is goed om aan je MSP of broker te vragen of zij vergelijkbaar eerder hebben uitgezet en welk tariefrange hieruit komt om te kijken of dit binnen je budget past. Zo kan je op die manier ook zien of het tarief dat je eventueel in gedachten hebt, ook marktconform is in de huidige markt. Laat hen dan ook vergelijken met recente aanvragen. Soms is het verstandig aan de markt kenbaar te maken welk tarief het maximum is, maar het is ook goed om open marktwerking te voeren en het tarief open te laten. Dat laatste is alleen handig als je weet dat er voldoende budget is of niet vastligt.

Is mijn netwerk van (huidige) leveranciers aangesloten bij de broker, in het DAS of bij de MSP?

Vaak heb je vanuit (eerdere) ervaringen met partijen die jou hebben geholpen bij je tijdelijke behoeften aan inhuur en wil je hen graag benaderen voor nieuwe aanvragen. Als je met een MSP samenwerkt of gaat samenwerken is het goed als de MSP je (bestaande) leveranciers benadert om aan te sluiten, zodat zij ook mee kunnen doen bij aanvragen samen met het grote netwerk wat MSP’s vaak zelf al hebben. Ook is het goed om zelf je (bestaande) leveranciers persoonlijk te benaderen om aan te sluiten. Op deze manier zorg je er ook voor dat specialistische partijen vanuit je eigen sector/vakgebied aansluiten en op rechtmatige wijze kunnen aanbieden.

Dit klinkt als veel, zeker als je gisteren nog iemand nodig had, maar om de juiste professional te krijgen, is het wel van belang om hierbij stil te staan. Kom je er zelf niet uit? Dan is de MSP of Broker er om je daarbij te helpen. Is je vraagstuk specifiek gericht op het gebied van inkoop- en/of contractmanagement? Dan kunnen wij je uiteraard helpen! Niet alleen bij het advies voor de aanvraag, maar ook de invulling van de rol.

Succesvolle invullen?

Bij een succesvolle invulling is het van belang om geregeld met de leveranciers of ZZP’ers in gesprek te blijven over de voortgang en ervaring over de opdracht(en). Plan afspraken met de leverancier of zzp’er in met henzelf en niet via de MSP. De leverancier is verantwoordelijk voor de inzet van zijn of haar professional(s) en kan wanneer nodig sturen/schakelen. Los van de evaluaties per opdracht is het natuurlijk wel van belang om de evaluatie over de broker of DAS dienstverlening met hen te bespreken. Dit adviseer ik niet alleen te doen aan de opdrachtgeverszijde, maar betrek ook je leveranciers erbij.

Ik heb al eerder een artikel geschreven over het samenwerken met een Broker of MSP, maar ik kan het niet vaak genoeg benadrukken; Blijf ook met je leveranciers in gesprek, zodat zij naast de eisen en de wensen ook de sfeer en persoonlijkheid meekrijgen van je organisatie of afdeling. Het is fijn als de professional aan alles op papier voldoet, maar het belangrijkste is dat een professional binnen de organisatiepast.