Duurzaam Inkopen: Overheidsstrategieën, Vaardigheden en Samenwerking

In juni organiseerde Klaas Stek een fascinerend gastcollege, gebruikmakend van de World Cafe-methode om duurzaamheid in inkoopprocessen te bevorderen. Drie kritieke vragen werden aan ons team gesteld en de antwoorden, die voor een aanzienlijk inzicht hebben gezorgd, willen we graag hier samenbrengen in een coherent verhaal.

Overheidsstrategieën

De eerste vraag werd gesteld aan Tafel A: “Welke duurzaamheids-‘hefbomen’ kunnen overheden implementeren om duurzamer in te kopen?” Deze vraag belicht de constante behoefte van de (semi-)overheid aan innovatieve en duurzame oplossingen.

Het team identificeerde een aantal ‘hefbomen’ die de overheid kan inzetten. De hoogste prioriteit ging naar functioneel specificeren met duurzaamheid als randvoorwaarde en het gunnen op duurzaamheid. Dit zou inhouden dat duurzaamheid op de voorgrond komt in elke fase van het inkoopproces, van het beoordelen van potentiële leveranciers tot het sluiten van contracten.

De tweede meest gewaardeerde ‘hefboom’ was het opnemen van de R-ladder punten (R0: refuse, R1: rethink, R2: reduce, R4: reuse, R5: repair) in de gunningscriteria en daar gewicht en waarde aan toekennen. Dit zou de overheid stimuleren om bij elk inkoopbesluit een afvalverminderingsoptie te overwegen.

Het team gaf ook prioriteit aan het vaker toepassen van innovatie-partnerships, het afdwingen van samenwerking tussen leveranciers (bijvoorbeeld in transport), en het sturen op KPI’s opgesteld in samenwerking. Langer lopende overeenkomsten met gunstige voorwaarden voor de leverancier werden ook als een effectieve ‘hefboom’ genoemd.

Hoewel er geen aandacht werd besteed aan het aangaan van partnerschappen met partijen die al verder zijn met duurzaamheid, het heroverwegen van wat er gedaan kan worden met reeds gekochte producten, het toezicht houden op de naleving van afspraken, en het onderhouden van een database met oplossingen, zijn deze punten ongetwijfeld van belang en verdienen ze toekomstige overweging.

Door middel van dit samenvattende verslag willen we benadrukken dat er verscheidene effectieve manieren zijn waarop overheden duurzaamheid kunnen bevorderen in hun inkoopprocessen. Elke ‘hefboom’ heeft zijn eigen unieke voordelen en kan, indien correct geïmplementeerd, een aanzienlijke impact hebben op duurzame inkoop.

Vaardigheden

Na de bespreking over mogelijke duurzaamheids-“hefbomen”, draaide de discussie bij Tafel B om de benodigde hard- en soft-skills voor overheidsinkopers om duurzamer in te kopen. De vraag was: “Welke vaardigheden hebben publieke inkopers nodig om duurzaam in te kopen?” Dit was gericht op het begrijpen van de vaardigheden en kennisvelden die nodig zijn om duurzame innovaties op de markt te signaleren en te verwerven.

Ten eerste werden er een aantal essentiële soft-skills geïdentificeerd. Durven (samenwerken met leveranciers), risico’s nemen en ondernemend zijn werd als de meest cruciale vaardigheid beschouwd. De moed om met nieuwe en onbekende partners te werken, evenals het vermogen om risico’s te nemen in het streven naar duurzaamheid, werd als van onschatbare waarde beschouwd.

Daarnaast was het vermogen om ‘out-of-the-box’ te denken, creatief en open-minded te zijn, ook een belangrijke soft-skill. Deze vaardigheid helpt inkopers om innovatieve oplossingen te identificeren en te omarmen die misschien niet onmiddellijk voor de hand liggen. Andere belangrijke soft-skills omvatten verbindend en organisatie-sensitief zijn, resultaat- en doelgerichtheid, en proactief, meedenkend en initiatiefrijk zijn.

Daarnaast werden ook enkele belangrijke hard-skills benadrukt. De kennis van het MVOI-manifest (Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen) werd als topprioriteit gezien. De bekwaamheid om de specifieke markt en de wet- en regelgeving te begrijpen, evenals de mogelijkheid om de eigen organisatie te benchmarken, werden ook als essentiële hard-skills beschouwd. Daarnaast werden ook het begrip van het duurzaamheidsbeleid van de eigen organisatie en de kennis van de Sustainable Development Goals (SDG’s) benadrukt.

Dit deel van het gastcollege bracht het besef dat succesvol duurzaam inkopen een breed scala aan vaardigheden vereist. Het gaat zowel om de persoonlijke kwaliteiten van de inkoper, als om hun technische expertise en begrip van zowel de specifieke markt als de bredere duurzaamheidscontext.

Samenwerking

De derde en laatste vraag van Klaas’s gastcollege, gesteld aan Tafel C, richtte zich op cross-functionele samenwerking: “Hoe kunnen overheden samenwerkingsverbanden aangaan met ondernemers in het MKB en met milieukundigen om duurzamer in te kopen?” Deze vraag erkende de noodzaak voor de (semi-)overheid om niet alleen innovatieve, duurzame oplossingen te zoeken, maar ook om samen te werken met degenen die deze oplossingen bedenken en implementeren.

Het belangrijkste idee dat uit de discussie naar voren kwam, was het openstellen van data (of tools) voor de hele markt, bijvoorbeeld via een kennisnetwerkplatform. Dit zou de overheid, het MKB, en zelfs milieukundigen in staat stellen om van elkaars kennis te profiteren, wat leidt tot meer geïnformeerde en duurzame aankoopbeslissingen.

Een ander belangrijk aspect was het bevorderen van meer innovatiepartnerschappen, zoals het opzetten van joint-ventures met MKB-bedrijven en universiteiten. Dergelijke samenwerkingsverbanden zouden de overheid helpen om van de nieuwste onderzoeken en technologieën te profiteren, en tegelijkertijd een platform bieden voor het MKB en academici om hun innovaties op de markt te brengen.

Het team stelde ook voor om tenderkosten te vergoeden, met name bij hoge duurzaamheidseisen, om milieukundigen beter te faciliteren. Andere ideeën waren het verlagen van drempels voor duurzamere oplossingen door processen te verkorten en het vormen van ‘buyer-groups’ voor overleg over MVOI-thema’s.

Ondanks dat er minder aandacht werd besteed aan het vaststellen van een duidelijk, eenduidig beleid binnen universiteiten, de verantwoording en bewustwording van verduurzaming bij leveranciers en de overheid, en het actief betrekken van het MKB in regionale duurzaamheidsdiscussies, zijn deze punten toch relevant en verdienen ze verder onderzoek en overweging.

Al met al heeft de discussie bij Tafel C aangetoond dat cross-functionele samenwerking tussen de overheid, het MKB, en milieukundigen een veelbelovende manier kan zijn om duurzaamheid in het openbaar inkopen te bevorderen. Door samen te werken, informatie te delen en best practices te identificeren, kan een breder scala aan duurzame, kostenbesparende oplossingen worden gerealiseerd.

Samengevat kunnen overheden door deze gecombineerde aanpak hun inkooppraktijken transformeren en zo een cruciale rol spelen in de overgang naar een duurzamere samenleving.